jira portfolio tutorial
JIRA Portfolio, un examen pratique du plugin Agile Project Portfolio Management:
Dans ce excellente série JIRA , nous avons appris à utiliser JIRA efficacement pour gérer les projets Agile dans notre tutoriel précédent.
Portfolio pour JIRA est la dernière version du plug-in Agile Project Portfolio Management d’Atlassian pour JIRA. Son objectif est de faciliter la gestion d'un portefeuille de projets JIRA.
Il fournit une vue constamment mise à jour et en temps réel de la progression de plusieurs équipes et projets au sein d'une organisation, permettant aux gestionnaires d'avoir une vue à la minute près sur si le travail est sur la bonne voie pour respecter les dates de sortie.
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Il fournit également un environnement sandbox qui peut être utilisé pour évaluer l'impact des modifications au sein d'un projet sur les délais de publication sans réellement apporter ces modifications aux projets référencés.
Dans ce didacticiel, je vais vous présenter le contexte de Portfolio pour JIRA et discuter, entre autres, de la façon dont Portfolio affecte les ressources, utilise la disponibilité de l'équipe et les quatre étapes à suivre pour créer un plan de portefeuille.
Ce que vous apprendrez:
- Portfolio pour le fond JIRA
- Créer des plans de portefeuille
- Une seule source de vérité
- lecture recommandée
Portfolio pour le fond JIRA
La première version de JIRA Portfolio, disponible pour la première fois sur Atlassian Marketplace (la version Atlassian d'un Appstore pour leurs applications) en mai 2014, offrait aux utilisateurs un plan qui leur donnait une visibilité sur un grand nombre de projets et d'équipes au sein de JIRA - un «portefeuille plan'. Cela a permis aux gestionnaires de planifier le travail sur plusieurs projets et d'allouer le travail de manière à ce que les délais soient respectés et les dates de sortie respectées.
Cependant, alors que les concepts clés étaient en place, la synchronisation entre les plans de portefeuille et les projets JIRA à partir desquels ils étaient réalisés devait être maintenue manuellement, ce qui rendait très difficile la mise à jour des plans de portefeuille. Cela signifiait que très rapidement les plans de portefeuille deviendraient désynchronisés avec les projets qu'ils représentaient et que les plans de portefeuille ne fourniraient plus une vue réaliste de la progression des projets et des équipes.
La dernière version a été spécialement conçue pour s'intégrer à JIRA Software de telle sorte qu'un plan de portefeuille reflète toujours l'état réel des projets qu'il représente. Les données sont collectées à partir d'un champ restreint de problèmes JIRA, qui peuvent être basés, selon les besoins, sur des projets, des tableaux ou des filtres.
Ces données sont continuellement introduites dans le plan de portefeuille afin qu'il soit toujours à jour avec les dernières modifications apportées au périmètre. Cela inclut des données telles que les estimations de temps pour les problèmes JIRA, les dépendances entre les problèmes et le moment où les équipes sont disponibles pour travailler sur des problèmes particuliers.
Figure 1: La vue «Calendrier» pour un plan de portefeuille, montrant les calendriers de plusieurs projets, avec les problèmes JIRA mappés sur ce calendrier.
Portfolio attribue des ressources à l'aide d'un algorithme de planification unique qui intègre les priorités et les délais définis par l'utilisateur par rapport aux éléments de l'étendue.
Les valeurs des différentes propriétés associées aux problèmes JIRA peuvent être définies sur une valeur définie qui ne sera pas modifiée par l’algorithme ou définie sur «Calculer», ce qui permet à l’algorithme de planification de modifier la valeur du paramètre afin de respecter le calendrier de publication donné.
Les versions elles-mêmes ont également cette flexibilité, ce qui permet à Portfolio de calculer une date de sortie en fonction du moment où la portée de travail sélectionnée est terminée, au lieu de définir une date de sortie stricte qui doit être atteinte.
Notez que si l'algorithme de planification propose une modification à un projet JIRA, la modification doit être confirmée («validée») par un utilisateur Portfolio disposant des autorisations appropriées. Les modifications ne peuvent pas être apportées aux projets JIRA sous-jacents de manière incontrôlée.
Figure 2: Les modifications ne sont apportées aux projets et problèmes JIRA sous-jacents que lorsqu'elles sont validées à nouveau dans JIRA, ce qui évite que les modifications ne soient effectuées de manière incontrôlée.
Les modifications apportées aux problèmes peuvent également être apportées par l'utilisateur à partir du plan Portfolio, mais un «commit» spécifique de ces modifications au niveau du portefeuille est nécessaire pour les faire transiter vers JIRA. Cela empêche les chefs de projet sur le terrain de voir leurs projets être mystérieusement mis à jour sans qu'il y ait une opportunité claire pour les utilisateurs au niveau du Portfolio de les tenir informés.
En outre, cela permet à Portfolio pour JIRA 2.0 d'agir comme un environnement de bac à sable, où des modifications peuvent être apportées aux problèmes au niveau du portefeuille et leur impact sur les délais de publication, etc. évalué avant de transmettre les changements à tous ceux qui travaillent sur les projets. En d'autres termes, il permet l'exécution de scénarios «et si».
Créer des plans de portefeuille
La création d'un plan de portefeuille est simple, ne comportant que quatre étapes.
Dans un premier temps, le périmètre est défini en sélectionnant les projets, les équipes ou les filtres à utiliser pour rassembler les problématiques à partir desquelles le périmètre sera défini. Plusieurs options peuvent être utilisées à ce stade. Les versions associées à ces options sont ensuite sélectionnées pour définir les versions qui seront incluses dans le plan.
Ensuite, les équipes à inclure dans le plan sont sélectionnées et une équipe par défaut sera créée pour chaque projet.
Enfin, les problèmes relatifs aux versions sélectionnées sont répertoriés, ce qui permet à l'utilisateur de choisir les problèmes qu'il souhaite inclure dans la portée du plan. Une fois cette opération terminée, Portfolio utilise son algorithme de planification pour créer un plan de portefeuille basé sur les données relatives aux problèmes sélectionnés.
Le plan de portefeuille est présenté avec une vue Calendrier avec trois onglets qui représentent les données utilisées pour le créer; Portée, équipes et versions.
Le calendrier peut être affiché de manière persistante dans les trois onglets ou séparément sous forme de rapport sur sa propre page. Les modifications de l'un des trois onglets peuvent être vues dans la vue Calendrier et évaluées avant d'être validées dans JIRA.
Une chronologie est affichée avec des problèmes placés contre elle au fil du temps, avec une conception de codage couleur simple utilisée pour montrer si une version est sur la bonne voie ou non; la ligne est verte si elle est sur la bonne voie et est rouge si la date de sortie ne sera pas respectée.
Les dates spécifiques de la date de sortie et de la date de fin sont indiquées sur la chronologie, ce qui permet aux utilisateurs de voir où se trouvent les écarts et l'ampleur de l'écart entre l'achèvement et la sortie. Cette vue peut être configurée de différentes manières pour afficher une ventilation des projets, des équipes ou des utilisateurs, ainsi qu'un certain nombre d'autres vues utiles.
Actuellement, il n'y a pas d'indication claire dans la vue Calendrier où la date de sortie basée sur la portée se rapproche de la date de sortie prévue.
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En plus de pouvoir voir comment le travail est planifié au fil du temps au sein des projets, Portfolio pour JIRA présente également ces informations dans une vue «Capacité» pour les équipes auxquelles le travail a été alloué.
Cette vue montre quelle est la capacité disponible de toutes les équipes incluses dans le plan Portfolio, en mettant en évidence le nombre d'heures que ces équipes leur ont assignées au cours d'une semaine ou d'un sprint particulier, en fonction de la méthodologie Agile utilisée, ainsi que de l'utilisation de ces équipes et là où la capacité disponible et les goulots d'étranglement potentiels peuvent se trouver.
Figure 3: La vue «Capacité» d’un plan de portefeuille montre la répartition du travail entre les équipes du plan. La mise en évidence de sprints ou de semaines particuliers montre les statistiques d'utilisation de l'équipe, y compris les goulots d'étranglement et la capacité libre.
Portfolio for JIRA utilise la disponibilité de l'équipe et les compétences des membres de ces équipes afin d'affiner davantage le calendrier de publication. Lorsque des équipes sont configurées, des utilisateurs dans JIRA peuvent y être ajoutés et attribuer des compétences particulières en fonction de leur rôle.
Par exemple,une équipe de développeurs pourrait se voir attribuer des compétences basées sur les connaissances qu'ils possédaient de différents langages de programmation. Le portfolio l'utilise pour attribuer des tâches non seulement à des équipes, mais à des membres particuliers d'équipes qui possèdent les compétences requises pour accomplir ces tâches. Ces compétences sont ce que Portfolio utilise pour définir les goulots d'étranglement pouvant exister, et aident à clarifier où des ressources supplémentaires peuvent être nécessaires pour respecter les dates de sortie, mais il n'est pas toujours clair à quel point les goulots d'étranglement pourraient être.
Les équipes créées dans un plan peuvent également être partagées avec d’autres plans à l’aide des «équipes partagées». Cela permet de gagner du temps lors de la création de plans en apportant des informations relatives à ces équipes telles que les compétences évoquées précédemment.
Le portfolio permet aux équipes travaillant sur le même projet de travailler en utilisant différentes méthodologies, et décompose le calendrier en conséquence; une équipe utilisant Scrum verra les tâches assignées aux sprints, tandis qu'une équipe utilisant Kanban verra les tâches assignées en fonction des priorités et des estimations de temps.
La vue 'Planification' permet ensuite de filtrer cela de différentes manières, en utilisant un outil de filtrage très similaire à celui utilisé dans JIRA pour le Navigateur de problèmes.
Figure 4: Les équipes peuvent être créées avec des compétences définies contre des membres particuliers de l'équipe, ce qui permet à l'algorithme de planification d'attribuer des tâches spécifiquement aux utilisateurs qui ont les compétences pour accomplir cette tâche.
Avec plusieurs projets affichés dans une seule vue de plan de portefeuille, les utilisateurs peuvent définir des dépendances entre les projets, qu'ils appartiennent aux équipes utilisant ces projets ou aux exigences pour des activités particulières à terminer avant que d'autres puissent commencer.
Portfolio pour JIRA apporte des dépendances qui existent déjà dans JIRA, tout en permettant d’ajouter de nouvelles dépendances via la vue «Portée». Ces dépendances peuvent être clairement visibles dans la vue «Calendrier» en cliquant sur l’un des problèmes auxquels elle se rapporte et en voyant les problèmes connexes également mis en évidence dans le plan de Portfolio.
Alors que Portfolio pour JIRA apporte des informations sur les versions déjà disponibles dans les projets, les nouvelles versions peuvent également être définies à partir de la vue en plan (c'est-à-dire au niveau du portefeuille, pouvant couvrir plusieurs projets), et ainsi des versions inter-projets peuvent être créées. Cela permet de planifier le travail entre différents projets de manière à ce que tout le travail soit achevé à une date limite partagée.
Portfolio gère cela en créant des versions individuelles dans chaque projet qui sont liées avec un calendrier partagé.
Une seule source de vérité
Les gestionnaires de portefeuille doivent être en mesure de visualiser et d'analyser rapidement la progression de toutes leurs équipes et projets au sein d'une organisation, quelle que soit la complexité de l'organisation ou des projets au sein, et Portfolio for JIRA 2.0 le permet.
Il fournit une source de vérité unique aux gestionnaires pour trouver le moyen le plus efficace de déployer le travail vers les équipes. La plus grande amélioration avec la dernière version est la suppression de l'exigence d'une synchronisation manuelle avec les projets JIRA, en s'assurant que les plans de portefeuille sont toujours une évaluation réaliste de l'avancement des projets et des délais probables qui seront respectés.
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A propos de l'auteur: Cet article est rédigé par Mitchell Davison, consultant technique à Consultants en automatisation
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