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Tutoriel de gestion du changement | Qu'est-ce que la gestion du changement

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Ce guide complet de la gestion du changement explique en détail le processus, les modèles, les avantages et les 7R de la gestion du changement:

La gestion du changement (CM) est un ensemble d'outils, de processus et de techniques utilisés pour aider les individus à passer d'un état existant dans l'organisation à un nouvel état.

CM peut être compris comme:

  • Gestion de la configuration pour gérer le code et les exigences.
  • Mettre en œuvre un changement organisationnel.
  • Suivi des modifications apportées à l'infrastructure informatique - Gestion des services informatiques (ITSM).

Tutoriel de gestion du changement

Ce que vous apprendrez:

Présentation de la gestion du changement

L'objectif du CM est d'appliquer des stratégies pour effectuer le changement des objectifs, des processus ou des technologies d'une organisation, superviser les demandes de changement et aider les employés à s'adapter au changement proposé.

Cela signifie qu'il est obligatoire d'avoir:

  • Une procédure très bien organisée pour faire face à un changement.
  • Un ensemble bien préparé de procédures pour préparer une réponse aux demandes.
  • Un mécanisme de suivi de la mise en œuvre de la demande.

Pour démarrer un processus de gestion du changement, l'organisation doit prendre en compte l'impact que tous les processus modifiés, les systèmes auront au sein de l'organisation.

Les processus suivants doivent être en place:

  • Planifiez le changement
  • Testez le changement
  • Communiquez le changement
  • Planifiez le changement
  • Mettre en œuvre le changement
  • Documentez le changement
  • Évaluer les résultats

La documentation est un aspect important de CM parce que nous devons maintenir le processus et également revenir en arrière au cas où une telle action serait nécessaire.

Définition de la gestion du changement

Sur la base de différents points de vue, le CM peut être défini comme suit:

  • Du point de vue d'un professionnel de l'infrastructure, c'est l'approche systématique d'approbation, de test et de mise en place d'un nouvel équipement ou d'une nouvelle version.
  • Du point de vue du projet, il s'agit du processus utilisé pour obtenir l'approbation des modifications apportées à la portée, au calendrier ou au budget d'un projet.
  • Du point de vue des méthodologies - PMP, Prince2, ITIL, ISO20000, c'est le processus pour obtenir une approbation et mettre en œuvre des changements à un projet ou à un environnement opérationnel.
  • Du point de vue du PROSCI, Association of Change Management Professionals (ACMP), de l'Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI), c'est le processus pour aider les organisations à utiliser le CM à chaque niveau.
  • Du point de vue du développement logiciel, il s'agit du processus de suivi et de gestion des modifications des exigences et du code.

Les processus de gestion des changements sont également chargés de suivre les changements qui se produisent dans une infrastructure informatique. ISO 20000 est la norme qui définit l'objectif de la gestion du changement. Pour le suivre et le gérer correctement, chaque modification apportée à un ensemble de méthodes et de procédures normalisées est utilisée.

En termes de changements de documentation, le nom utilisé pour un tel changement est une gestion de configuration et il est obligatoire d'utiliser un outil de gestion des changements pour gérer correctement le contrôle de version.

Un outil CM effectuera les actions suivantes:

  • Suivez toutes les modifications effectuées.
  • Donnez du terrain aux changements effectués au cas où cela serait nécessaire.
  • Assurez-vous que les multiples chemins seront disponibles pour avoir la possibilité de développer différentes versions du même produit en même temps.
  • Assurez-vous que les correctifs de code ou les améliorations de code sont liés aux défauts, aux builds et aux versions.

Compte tenu de l'introduction, il doit être clair que pour définir le terme gestion du changement, nous devrons comprendre le contexte dans lequel nous aimerions le définir.

Types de changements organisationnels

Il fait partie de la gestion utilisée pour gérer de nombreux types de changement organisationnel. Les types de changements organisationnels les plus importants sont les suivants:

  1. Changement développemental: Cela signifie tout changement au niveau organisationnel lié à une amélioration des processus et procédures précédemment établis.
  2. Changement de transition: C'est le changement qui consiste à faire passer l'organisation de l'état existant à un autre état complètement nouveau en supposant que l'organisation a un problème qui peut être résolu en changeant l'état actuel.
  3. Changement transformationnel: Il s'agit du changement qui modifie fondamentalement la culture et le fonctionnement d'une organisation.

7R de la gestion du changement

ITIL «Business Perspectives Volume II» contient une liste de contrôle avec sept questions simples dans le chapitre sur la continuité des activités qui décrit les étapes pour déterminer le changement de risque de changement et évaluer l'efficacité du processus de gestion du changement.

Les sept questions sont discutées ci-dessous:

#1) «Qui a SOULEVÉ le changement?»

Il existe de nombreux points d'entrée et acteurs identifiés comme source de changement. Cela conduit à l'idée qu'il est obligatoire d'avoir un système de collecte de tous les changements. Un tel système devrait incorporer des contrôles acceptables pour faire face à l'interaction des amendements dans des domaines pertinents.

# 2) «Quelle est la RAISON du changement?»

Tout d'abord, nous devons comprendre si le changement peut introduire des risques sans aucun avantage commercial. Chaque changement majeur doit être analysé par rapport à des critères d'analyse de portefeuille convenus.

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# 3) 'Quel RETOUR est requis du changement?'

Il est obligatoire de comprendre si le changement génère un retour sur investissement financier.

# 4) «Quels sont les RISQUES impliqués dans le changement?»

Les risques sont classés en risques qui peuvent être acceptés ou en risques qui devraient être atténués. Une étape cruciale dans la définition du danger encouru consiste à analyser l'impact du changement sur l'infrastructure actuelle. ITIL utilise le concept de «gravité» pour les risques potentiels et les problèmes réels.

# 5) 'Quelles RESSOURCES sont nécessaires pour apporter le changement?'

Lorsque nous discutons des ressources, nous pensons aux personnes et aux actifs informatiques nécessaires à la mise en œuvre du changement. Du point de vue des gens, nous devons comprendre quelles sont les compétences nécessaires pour mettre en œuvre le changement. Une fois que nous avons compris les compétences nécessaires, nous devons nous assurer que ces compétences sont disponibles.

# 6) 'Qui est RESPONSABLE de la partie' construire, tester et mettre en œuvre 'du changement?'

Les responsabilités pour la construction, le test et la mise en œuvre des modifications de l'application doivent être divisées en fonction des exigences de conformité et d'audit. La séparation des responsabilités doit être traçable, exécutoire et exploitable tout au long du processus de gestion des changements et des versions.

# 7) 'Quelle est la RELATION entre ce changement et d'autres changements?'

Une analyse des relations de changement doit être effectuée à l'intérieur et au-delà des limites fonctionnelles. La planification des changements planifiés doit être partagée et, de cette manière, l'analyse de l'impact des changements et les relations, la cartographie peut faire partie d'une base de données de gestion de configuration intégrée (CMDB).

Répondre à ces sept questions présente des avantages importants:

  • Les services sont plus fiables et disponibles pour les clients car les organisations doivent utiliser un ensemble de mesures qui fournissent un moyen plus objectif de mesurer le risque de changement.
  • Nous pouvons comprendre à quel point notre processus de gestion du changement est conforme à l'existant et les identifier dans les nouvelles techniques.
  • Il est essentiel de disposer d'un processus de gestion du changement vérifiable, car il existe une dépendance entre les services informatiques et les nouvelles exigences.

Modèles de gestion du changement

Le but des modèles de gestion du changement est de fournir des principes directeurs pour aider les gestionnaires à aligner la portée des changements proposés avec les outils existants.

# 1) ADKAR (Prosci)

Le modèle ADKAR est un modèle séquentiel de gestion du changement axé sur les objectifs. Il a été créé par Jeff Hiatt, fondateur de Prosci.

ADKAR (Prosci)

(image la source )

La prise de conscience et le but souhaité sont de changer l'état actuel, dans lequel nous nous rendons compte qu'un changement est nécessaire mais que le processus de changement n'a pas encore commencé.

Pendant la phase de transition, apparaissent des connaissances et des capacités. Et à l'avenir, il apparaîtra un renforcement.

OBJECTIF 1: Sensibilisation

Parfois, le changement est inévitable dans une organisation et fera sortir les gens de leur zone de confort. Si nous expliquons la raison du changement bien à l'avance, les employés auront suffisamment de temps pour accepter le changement et s'y préparer.

OBJECTIF 2: Désir

Si les employés comprennent la nécessité du changement et les avantages qui en découlent, nous verrons une attitude enthousiaste et le désir de participer à la mise en œuvre du changement.

Si nous ne comprenons pas les sentiments de l’employé concernant le changement et que nous ne répondons pas correctement à ses craintes et ne leur montrons pas comment le changement leur profite personnellement, alors ils ne soutiendront pas pleinement le changement et ils n’auront pas le désir de participer à la mise en œuvre du changement.

OBJECTIF 3: Connaissance

Pour mettre en place de nouvelles procédures, nous devrons former l'équipe et lui fournir les meilleures pratiques afin qu'elle puisse comprendre comment mettre en œuvre le changement.

OBJECTIF 4: Capacité

Il faut de la pratique pour traduire les connaissances en capacités. Il est préférable d'avoir une simulation pour analyser les résultats et faire des ajustements. Nous devons surveiller les employés lorsqu'ils ont commencé la mise en œuvre des changements et sur la base d'un retour d'information constructif, nous pouvons améliorer le processus.

OBJECTIF 5: Renforcement

L'idée derrière cet objectif est que nous devons encourager les employés à suivre le changement au fil du temps.

# 2) Modèle de transition des ponts

Le modèle de transition des ponts a été développé par William Bridges. C'est un modèle centré sur les personnes. L'objectif principal est de gérer la transition de l'expérience des personnes vers le changement. La force de ce modèle est qu'il est axé sur la transition et non sur le changement.

L'idée de Bridges est que les gens suivront les étapes à leur rythme. Le modèle identifie 3 étapes de transition:

  • Étape 1: Mettre fin, perdre et lâcher prise

Lorsque les employés auront la première présentation du changement, ils entreront dans cette étape initiale de transition. Ils seront résistants parce qu'ils sont en quelque sorte obligés de faire quelque chose auquel ils ne sont pas conformes. Les employés doivent comprendre et accepter que quelque chose se termine avant d'accepter la nouvelle idée.

  • Étape 2: Incertitude ou zone neutre

Cette étape est comme un pont entre l'ancien État et le nouvel État. Les salariés sont toujours attachés à l'ancien mais tentent de s'adapter au nouvel état. C'est le moment idéal pour inciter les employés à essayer une nouvelle façon de travailler. Le feedback est vraiment important à ce stade.

  • Étape 3: Acceptation ou nouveau départ

C'est le moment où les employés commencent à accepter l'initiative de changement. Les employés développent les compétences nécessaires pour les nouvelles procédures.

# 3) Bibliothèque d'infrastructure informatique (ITIL)

Il s'agit du cadre contenant des conseils détaillés pour gérer les changements dans les infrastructures informatiques et les opérations informatiques.

ITIL 4 a été publié en 2019 et ses principaux points clés sont l'automatisation des processus, l'amélioration de la gestion des services et l'intégration du service informatique dans l'entreprise.

ITIL 4 contient neuf principes directeurs et sont présentés dans la figure ci-dessous:

Bibliothèque d

(image la source )

Avant de mettre en œuvre ITIL dans une organisation, il est obligatoire de répondre à certaines questions liées au like, aux problèmes que l'organisation essaie de résoudre et à la voie vers l'amélioration continue des services.

# 4) Le modèle de changement en 8 étapes de Kotter

John Kotter a présenté le modèle de changement en 8 étapes qu'il a développé sur la base de la recherche de 100 organisations qui étaient dans un processus de changement.

Kotter suggère que nous devons travailler dur sur la première étape avant de passer aux étapes suivantes.

La figure ci-dessous explique le modèle en 8 étapes de Kotter:

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Le modèle de changement en 8 étapes de Kotter

Il a décrit le modèle de changement en 8 étapes pour démontrer que le changement n'est pas un processus simple et rapide. Pour effectuer le changement d'entreprise, nous devons être prudents, car c'est un investissement énorme et à un coût élevé.

Processus de gestion du changement

Chaque domaine d'activité dispose d'outils et d'applications spécifiques pour la CM. Nous présenterons ici quelques exemples qui nous aideront à comprendre comment CM travaille pour l'infrastructure informatique, le développement de logiciels et la coordination de projet.

Pour la gestion de projet

La gestion du changement joue un rôle important dans les activités de gestion des projets. La personne gérant le projet doit analyser attentivement les demandes de changement et déterminer l'effet généré par le changement pour le projet.

Les domaines du projet qui peuvent être affectés par le changement sont:

Big Data en tant que sociétés de services
  • La portée du projet: Comment la demande de changement affectera la portée du projet?
  • Le calendrier du projet: Comment les demandes de changement modifieront le calendrier?
  • Le projet coûte: Comment la demande de changement modifiera le coût du projet?
  • Qualité : Comment la demande de changement affectera la qualité du projet final?
  • Ressources humaines : Déterminez si des ressources humaines supplémentaires ou spécialisées sont nécessaires.
  • Communications: Après approbation des demandes de changement, celles-ci doivent être communiquées aux parties prenantes appropriées en temps opportun.
  • Risque : Déterminez les risques générés par les demandes de changement: risques logistiques, financiers ou de sécurité.
  • Approvisionnement : Une demande de changement peut affecter les efforts d'approvisionnement pour les matériaux et la main-d'œuvre contractuelle.
  • Les parties prenantes : Les demandes de changement peuvent générer une perte de la partie prenante et peuvent affecter le soutien des parties prenantes au projet.

Le chef de projet doit documenter les demandes de changement approuvées ainsi que les demandes de changement refusées.

Pour le développement de logiciels

Un changement est une demande de quelque chose de différent de ce qui a été convenu au début du projet, sprint, phase (cela dépend du contrat client).

Nous allons introduire ici un nouveau terme: Change l'ordre. Un ordre de modification est un travail qui doit être ajouté ou supprimé de la portée initiale d'un contrat.

Nous nous demandons ce que cela signifie par changement dans le développement logiciel:

  • Modification des spécifications, des exigences métier
  • Changement d'exigence
  • Modification de la conception de l'application
  • Changement de code
  • Changement de test
  • Le changement peut être provoqué par:
    • Clients
    • Utilisateurs
    • Projet de groupe
    • Équipe de test

La méthodologie Agile inspire des changements dans les exigences, des changements au cours du processus de développement logiciel, ainsi que des changements dans l'interface utilisateur (UI). Les histoires sont utilisées pour suivre les demandes de modification.

Une fois que le client, le chef de projet ou d'autres parties prenantes ont décidé que la demande de changement est utile, les étapes approximatives suivantes doivent être effectuées:

  1. Effectuer une analyse d'impact
  2. Créez une liste claire de l'impact du changement sur:
    • Chronologie du projet (il peut être prolongé)
    • Tarification (devrait être communiqué aux parties prenantes)
    • Portée (il est possible d'avoir des fonctionnalités qui peuvent être supprimées pour inclure la nouvelle)

Selon le type de projet et l'industrie, il est possible d'avoir également des étapes supplémentaires après l'approbation de la demande de modification.

L'un des points clés du processus de demande de changement est le processus d'approbation. La demande de modification doit être approuvée. Pour ce processus d'approbation, une entrée de la demande de changement avec une documentation détaillée est obligatoire pour être créée.

La documentation détaillée doit contenir des informations sur le prix de la demande de changement, la portée de la demande de changement, le temps nécessaire pour résoudre la demande de changement et une analyse détaillée de l'impact de la demande de changement sur le système.

Les modifications proviennent de diverses sources, notamment les clients, les utilisateurs finaux, l'équipe de projet ou l'équipe de test.

Les changements apportés par les clients et les utilisateurs finaux sont généralement des changements dans les exigences. Les changements provenant des équipes de projet consistent généralement à concevoir des changements. Les modifications provenant de l'équipe de test peuvent demander des modifications de code. Les modifications doivent être communiquées au gestionnaire de projet logiciel (SPM). Un formulaire de demande de changement (CR) doit être utilisé.

La demande de changement (CR) doit contenir au moins les entrées suivantes:

  1. Un numéro de série utilisé pour l'identification unique de la demande de changement.
  2. Une description claire de la demande de changement.
  3. La date à laquelle la demande de changement a été émise.
  4. Habituellement, la demande de modification doit être attribuée à quelqu'un pour analyse. Il est obligatoire d'avoir une liste avec certaines entrées liées aux détails d'allocation. Cette liste contient:
    • Date d'attribution
    • Date d'achèvement
    • Personnes auxquelles la demande de changement est attribuée pour analyse
  5. Une demande de changement doit être attribuée à quelqu'un pour approbation. Nous devrons donc suivre les entrées d'approbation:
    • Date d'attribution pour approbation
    • Date d'achèvement
    • La personne responsable de l'approbation
  6. Une demande de changement doit également être allouée pour une résolution. Nous devrons donc suivre les entrées suivantes pour la résolution:
    • Date d'attribution pour résolution
    • Date d'achèvement
    • La personne responsable de la résolution
  7. Une demande de changement doit également être allouée à un examen par les pairs. S o nous devrons suivre les contributions suivantes pour l'examen par les pairs:
    • Date d'attribution pour l'examen par les pairs.
    • La date de fin de l'examen par les pairs.
    • La personne responsable de l'évaluation par les pairs.
  8. Une demande de changement doit également être allouée pour les tests de régression. Nous devrons donc suivre les entrées suivantes pour les tests de régression:
    • Date d'attribution pour les tests de régression.
    • La date de fin du test de régression.
    • La personne responsable des tests de régression.
  9. Une demande de changement doit avoir un statut clair. Le statut peut avoir une valeur parmi l'ensemble suivant (ouvert, fermé ou en cours d'analyse, approbation, résolution, examen par les pairs, test de régression)
  10. Lorsque nous clôturerons la demande de changement, nous devrons mentionner la date de clôture.

Pour une meilleure organisation, après avoir reçu le CR, celui-ci doit être enregistré dans un outil.

Ensuite, l'analyse doit être faite pour comprendre si la mise en œuvre est faisable ou non, le calendrier et les efforts nécessaires pour la mise en œuvre, et l'impact du CR sur le calendrier et le coût du projet.

L'état de la mise en œuvre et l'avancement de la résolution de la CR sont signalés par le biais de rapports d'étape hebdomadaires aux cadres concernés.

Pour l'infrastructure informatique

Les outils de gestion des modifications sont utilisés pour suivre les modifications apportées à l’infrastructure matérielle d’un service informatique. Chaque modification apportée à l'infrastructure doit être évaluée, approuvée, documentée, mise en œuvre et examinée systématiquement. Les modifications apportées aux paramètres matériels sont appelées gestion de la configuration (CM).

Difficultés de gestion du changement

Il y a de nombreuses difficultés dans la gestion du changement car beaucoup d'employés n'acceptent pas les changements. Il est difficile de changer si nous n'avons pas compris que nous devons changer notre façon de penser. Avec une approche stratégique du changement, l'adoption de nouveaux processus peut être facile. Une communication claire est nécessaire pour adopter les changements.

Voici une liste de défis et de difficultés:

  1. Conflits: Le changement peut montrer des émotions comme la confusion et l'inquiétude. Le conflit est une réaction involontaire typique de confusion et d'inquiétude. Le chef doit aider l'équipe à surmonter les difficultés. Les conflits perturberont notre emploi du temps. C'est la raison pour laquelle nous devons prendre des mesures pour atténuer les problèmes.
  2. Planification: Le changement n'aura aucun changement dans la mise en œuvre sans un plan correct. Les avantages d'une procédure systématique doivent être clairement expliqués.
  3. Manque de communication: Si la communication n'est pas bonne, les spéculations et les rumeurs feront partie de l'organisation et un manque de confiance rendra difficile pour les employés d'adopter le changement.
  4. La résistance: La résistance doit être abordée, sinon elle créera de nombreux problèmes à changer.

Avantages du processus de gestion du changement

Un facteur clé du CM est qu'il fournit un échafaudage conceptuel pour les personnes, le processus et l'organisation mettant en œuvre le changement.

Avantages pour l'Organisation:

  • Le changement est un processus planifié et géré. Les avantages du changement sont connus avant la mise en œuvre et servent de motivation pour l'ensemble du processus.
  • L'organisation peut répondre rapidement aux demandes des clients.
  • Les ressources peuvent être alignées sur les objectifs de l’organisation.
  • La performance des employés augmente lorsqu'ils se sentent soutenus et comprennent le processus de changement.
  • Le changement peut être mis en œuvre sans impact négatif sur les activités quotidiennes.
  • Permet à l'organisation d'évaluer l'impact global d'un changement.
  • L'efficacité organisationnelle est améliorée.
  • L'efficacité organisationnelle est maintenue.
  • Réduction du temps nécessaire pour mettre en œuvre le changement.
  • La possibilité d'une modification infructueuse est réduite.
  • Le service à la clientèle est amélioré et le service aux clients est assuré par des employés confiants et compétents.
  • Augmentation du retour sur investissement (ROI)
  • Aide à planifier des stratégies de communication utiles

Avantages pour les employés:

  • Si le changement est bien géré, il peut minimiser la résistance au changement.
  • Une gestion efficace du changement permet une transition rapide de l'ancien vers le nouveau et peut maintenir la productivité.
  • Fournit aux employés un soutien pour les préoccupations concernant les changements.
  • Un processus de CM efficace crée une compréhension correcte du changement pour le personnel et le public.
  • Aide à planifier des stratégies de communication efficaces.
  • Améliore la qualité du travail.
  • Améliore la collaboration et la communication.

Questions fréquemment posées

Q # 1) Qu'est-ce que la gestion du changement?

Répondre: CM est l'ensemble des outils, processus et techniques utilisés pour aider les individus à passer d'un état existant dans l'organisation à un nouvel état.

Il y a quelques aspects importants:

  • Gestion de la configuration: gestion du code et des exigences.
  • Mettre en œuvre un changement organisationnel.
  • Suivi des modifications apportées à l'infrastructure informatique - Gestion des services informatiques (ITSM).

Q # 2) Quel est le processus de gestion des changements logiciels?

Répondre: La gestion des modifications logicielles est le processus de classification des modifications en fonction de critères de projet tels que le calendrier et le coût.

Q # 3) Quelle est la différence entre le contrôle du changement et la gestion du changement?

Répondre: CM est une forme de compréhension, d'ajustement et d'adaptation à un nouvel état normal après une transformation organisationnelle. Le contrôle des modifications est le processus de stockage, d'analyse, de gestion et d'inclusion des modifications des exigences dans la feuille de route et le calendrier de mise en œuvre.

Q # 4) Quels sont les 3 types de changement?

Répondre: Les types de changements ultérieurs comprennent le changement développemental, le changement transitionnel et le changement transformationnel.

Conclusion

La gestion du changement peut augmenter le succès des organisations et des projets en appliquant des outils structurés, en mettant en œuvre plusieurs méthodes et en concevant des processus clairs. La direction doit prévoir de mettre en œuvre le changement de manière à ce que les employés sentent que le changement va leur apporter des résultats positifs.

Il existe différents modèles de gestion du changement. Lors de la planification, ces modèles doivent être pris en compte.

Un point clé de la CM consiste à impliquer les personnes dans le processus de changement. Le changement dans une organisation ne peut être réalisé sans le soutien des employés et de la direction. Le bon plan pour CM permet de garantir que le processus de changement est lancé et géré par les bonnes personnes au bon moment.

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