executive assistant skills
Renseignez-vous sur les rôles et les responsabilités, le salaire et les compétences essentielles nécessaires pour devenir un assistant exécutif performant:
Le rôle des adjoints de direction a évolué au cours des dernières années. En répondant simplement aux appels téléphoniques et en accueillant les invités du bureau, ils sont devenus aujourd'hui un partenaire stratégique, un résolveur de problèmes et un confident de confiance. Ils ont plus de valeur qu'auparavant. Leur fonction s'est métamorphosée pour être plus stratégique que celle de soutien.
Aujourd'hui, les cadres comptent beaucoup sur leurs assistants pour bien plus qu'une simple aide administrative. Ils dépendent de leurs AE pour leur expertise technique, leurs conseils stratégiques et leur analyse critique des situations. Leur rôle s'étend jusqu'à se mêler à un large éventail de choses et à des problèmes variés comme les communications internes, la gestion de projets, la planification d'événements, etc.
Ce que vous apprendrez:
- Rôles et responsabilités de l'adjoint exécutif
- Salaire adjoint de direction
- Liste des compétences des assistants de direction
- Compétences d'un assistant exécutif exceptionnel
- Qu'est-ce qui fait d'un assistant exécutif une rockstar?
- Conclusion
Rôles et responsabilités de l'adjoint exécutif
Leur travail est décrit comme le rôle de pouvoir. Il est donc inévitable que les assistants de direction aient un ensemble de compétences spéciales pour travailler sur tout. Si vous envisagez d'en devenir un, voici une liste des compétences de base et essentielles que vous devez posséder. Mais avant cela, vous devez savoir quelles sont les responsabilités d'un assistant exécutif.
Responsabilités d'un adjoint exécutif
(image la source )
Bien que le rôle et les responsabilités d'un adjoint de direction se soient beaucoup développés au cours des dernières années, certaines des fonctions de base sont restées les mêmes.
Les responsabilités incluent:
- Préparer des documents comme des rapports financiers, des factures, des notes de service, des lettres, des rapports, etc.
- Prendre en charge les appels au besoin, comme y répondre, les acheminer ou passer les messages.
- Prendre soin de la comptabilité de base.
- Rassemblez et classez les enregistrements, les rapports et les documents de l'entreprise.
- Préparer des documents pour examen et présentation après avoir recherché et réalisé des données.
- Aider les cadres à se préparer aux réunions.
- Enregistrement précis des procès-verbaux de réunion
- Fixer les rendez-vous.
- Utilisation d'ordinateurs pour divers travaux.
- Organiser son voyage.
- Gérer la base de données, commander des fournitures et effectuer des tâches de bureau similaires.
- Vérifier, trier et distribuer des communications comme des télécopies, des courriels, des lettres, etc.
Salaire adjoint de direction
(image la source )
meilleur site pour télécharger des vidéos youtube
Les emplois d'assistant de direction sont classés au deuxième rang dans la liste des emplois les mieux rémunérés du marché et ne nécessitent pas de diplôme ou de niveau d'éducation spécifique. Le salaire d'un AE varie dans différentes industries. Ils peuvent gagner entre 55 000 $ et plus de 70 000 $.
Liste des compétences des assistants de direction
Être assistant exécutif est un travail exigeant. Donc, si vous êtes déterminé à faire ce travail, vous devez posséder certaines compétences de base.
Ces compétences sont expliquées en détail ci-dessous:
# 1) Un penchant pour les discussions
Un assistant exécutif est comme un porte-parole et ses paroles sont considérées comme celles de son patron. Par conséquent, de grandes compétences en communication d'un niveau expert avec des étiquettes téléphoniques appropriées et un langage poli sont indispensables. Vous devez être convaincant et pouvoir tout mettre sur la table avec précision et clarté.
Les assistants doivent souvent assumer de facto les rôles de communication interne au nom de leurs patrons. En outre, les cadres veulent vérifier les idées qui vous entourent ou avoir votre opinion sur quelque chose de vital. Donc, ils doivent être capables d'exposer honnêtement leur point de vue.
# 2) Compétences impeccables pour l'organisation et la hiérarchisation
C'est un must absolu pour les assistants de direction car ils ont un rôle en évolution rapide et en constante évolution. Ainsi, ils ne peuvent pas se permettre de perdre du temps à ne pas être organisés. Un bon cadre doit être impeccablement organisé.
Ils ont besoin de hiérarchiser les tâches en fonction de l'objectif et de les terminer une par une. Ils aident leur patron à hiérarchiser les tâches et doivent donc faire de même avant. Ainsi, cela leur permet d'aider leur patron à minimiser la distraction et à se concentrer uniquement sur les problèmes les plus urgents et les activités les plus influentes.
Cela nécessite un bon jugement pour décider de ce qui nécessite une attention et de ce que vous pouvez simplement arrêter. L'assistant doit collaborer avec son patron pour prioriser le travail. Pour être bon dans la hiérarchisation de vos objectifs globaux, il faut être clair, car sans objectifs clairs, vous ne pouvez pas le faire.
# 3) Multi-tâches
(image la source )
Eh bien, le multitâche est un mythe car notre cerveau ne peut gérer qu'un seul travail complexe à la fois. Mais un certain degré de multitâche est essentiel dans le rôle d'assistant exécutif. Maintenant, vous pouvez le faire en combinant deux tâches simples.
Par exemple, vous êtes en communication et la personne de l'autre côté a mis votre appel en attente. Prenez le temps de répondre à certains e-mails ou de réserver vos voyages. Vous devez prioriser votre travail et les terminer un par un. Mais mélanger des tâches insensées vous fera gagner beaucoup de temps.
# 4) Maîtrise de la technologie
Les assistants de direction doivent maîtriser les compétences technologiques car ils doivent créer des rapports d'entreprise, effectuer des saisies de données, gérer des calendriers, etc. Vous devez donc être parfaitement familiarisé avec les outils MS Office, Internet, etc. avec le système de gestion de la relation client, le service d'assistance virtuel et la plate-forme de service client.
Et c’est pourquoi un assistant de direction doit avoir une connaissance approfondie des systèmes d’exploitation, des logiciels, des navigateurs, etc.
# 5) Un œil pour les détails
Les communications avec les partenaires et les clients sont sensibles, donc tout en les traitant, elles doivent être axées sur les détails. Cela les aide à éviter les fautes de frappe et les erreurs grammaticales. Avoir un œil pour les détails aide également dans d'autres travaux tout en s'assurant que vous fournissez des entrées de travail fiables et précises.
Les erreurs non seulement diminueraient votre réputation, mais inciteraient également votre patron à remettre en question votre fiabilité.
# 6) Décisif et rapide
Être assistant exécutif, c'est comme courir à un rythme rapide tout le temps. Ils n'ont pas le temps d'être lents ou vagues. Vous devez être capable d'évaluer la situation, de recueillir les informations nécessaires, de poser des questions importantes et d'agir rapidement.
Vous ne disposez peut-être pas toujours de toutes les informations nécessaires, mais vous devrez toujours agir avec confiance et rapidement. Vous n'aurez pas le luxe d'attendre plus de clarté ou pire, même parfois une permission.
Compétences d'un assistant exécutif exceptionnel
Il y a des assistants de direction, puis des assistants de direction exceptionnels. Les plus remarquables sont ceux qui possèdent d'autres compétences en plus de celles mentionnées ci-dessus.
# 1) Ressources
Les assistants de direction sont souvent invités à effectuer des tâches impossibles. Et vous ne pouvez pas vous plaindre parce que cela fait partie du travail, vient avec le territoire. Vous devez avoir des relations, des personnes auprès desquelles vous pouvez recevoir des faveurs. Vous devez être conscient de tous les bons endroits pour différentes choses, à qui s'adresser, comment négocier et où chercher. C’est ainsi que vous pourrez tirer les impossibles.
# 2) Restez calme
(image la source )
Les cadres ont souvent des emplois à haute pression et la plupart d'entre eux sont également exigeants. Cette pression et ces demandes sont transmises aux assistants. Plusieurs jours seront comme un exercice d'incendie. Alors, vous devez rester calme. C'est la seule façon de respecter les délais et de terminer les tâches.
cual es el mejor VPN para streaming
# 3) Considérez la vue d'ensemble
Les assistants de direction travaillent avec tous les niveaux d'employés et plusieurs départements. Pour gérer efficacement les choses au nom de votre patron, vous devez avoir une bonne compréhension de l'entreprise. Si vous ne parvenez pas à comprendre quelque chose, organisez un dîner avec quelqu'un qui le sait et parlez-lui.
Vous pouvez également faire de même avec quelqu'un de chaque département. Cela vous aidera à acquérir plus de connaissances sur la façon dont l'équipe joue un rôle vital dans la plus grande mission de l'entreprise. C'est l'un des meilleurs moyens de réseautage. Vous devez avoir une connaissance de base de tout pour pouvoir offrir des informations vitales à vos supérieurs et à votre patron.
# 4) Discrétion rigide
Les cadres traitent constamment des informations sensibles et cela signifie que les assistants y ont également accès. Toutes les informations privilégiées doivent être traitées avec délicatesse.
Le succès d'un assistant de direction est basé sur la confiance. La négligence avec les informations sensibles peut non seulement briser cette confiance, mais aussi coûter votre travail. Et si vous avez commis une erreur par erreur, soyez-en le propriétaire. Informez votre patron avant tout le monde et trouvez un remède pour cela.
# 5) Anticiper
(image la source )
Les adjoints de direction s'épanouissent lorsqu'ils peuvent prévoir les événements possibles et anticiper les problèmes avant même qu'ils ne se tournent vers des problèmes à part entière. Ils devraient être capables d'anticiper aussi bien sur le plan situationnel que personnel.
L'anticipation situationnelle consiste à anticiper les possibilités d'un problème et à travailler de manière proactive pour les empêcher de se produire. L'anticipation personnelle est de connaître les particularités et les préférences de votre patron. Dans les deux scénarios, vous devez pouvoir l'arrêter à un stade précoce, ce qui vous évitera d'innombrables maux de tête en cours de route.
# 6) Flexibilité
Le travail d'un assistant de direction est vaste et différent. Cela signifie que vous devrez tourner à 360 degrés à tout moment. Les choses changent en un claquement de doigts et les assistants doivent s'adapter et réagir en conséquence.
Ils devraient pouvoir changer rapidement ce qu'ils recherchent. Par exemple, vous pouvez essayer de faire quelque chose, à ce moment-là, votre patron entre et vous demande de terminer une autre tâche de toute urgence. Vous devez être en mesure de suspendre le travail en cours pour terminer le travail nouvellement attribué. Mais alors, vous devez également pouvoir revenir à ce que vous faisiez.
Qu'est-ce qui fait d'un assistant exécutif une rockstar?
Être assistant exécutif n'est pas facile, mais être assistant rockstar demande beaucoup plus. Lorsque vous êtes aussi bon, votre patron dépend de vous pour beaucoup de choses. Dans ce cas, vous ne pouvez pas reculer ou devenir lent. Vous devez garder une longueur d'avance et être un assistant rockstar.
# 1) Soyez proactif
(image la source )
Pour être un assistant rockstar, vous devez avoir votre propre esprit. Vous ne pouvez pas toujours compter sur votre patron pour vous dire ce qu’il faut faire. Beaucoup de choses peuvent mal tourner en une journée de cadre et c’est pourquoi l’anticipation est vitale.
Cependant, il est tout aussi important d'avoir la bonne approche des problèmes. Essayez toujours d'être prêt avec une solution avant même qu'on vous le demande et essayez également d'avoir des alternatives prêtes.
# 2) Avoir une peau épaisse
Les assistants de direction rencontrent chaque jour différents types de personnes et tout le monde n'est pas gentil avec eux. Certaines personnes pourraient avoir une mauvaise journée ou certaines sont naturellement grincheuses par nature. Pour traiter avec de telles personnes, vous devez apprendre à ne rien prendre personnellement. Souvent, ils ont besoin de quelqu'un pour sortir. Vous ne devez pas permettre à ce genre de critique de vous blesser.
Sinon, vous serez toujours épuisé, abattu et irrité. Vous serez également en retard dans votre travail. Donc, si vous rencontrez de telles personnes, allez vous promener ou prendre un café, méditer ou tout ce qui vous aide.
# 3) Soyez prêt à aller plus loin
Un bon assistant doit toujours être prêt à apprendre. C'est la seule façon pour eux de garder une longueur d'avance sur les nouveaux logiciels, procédures et technologies. Vous devez donc être un penseur indépendant qui n’a pas toujours besoin de quelqu'un pour vous guider.
Parfois, le travail peut être accablant, dans ces moments-là, restez calme, établissez des priorités, puis déléguez la tâche et le suivi de manière proactive. Vous devez être infatigable pour résoudre les problèmes, éviter la crise et respecter les engagements. En quelques mots, vous devez être volontaire, fiable, intelligent et confiant. C’est la seule façon dont vous serez un atout pour l’organisation.
# 4) Bénévole pour des projets spéciaux
Si un projet spécial est en cours et que le cadre n’a pas suffisamment d’effectifs à y consacrer, faites du bénévolat. Ce sera un peu trop pour vous de vous impliquer dans le projet tout en gardant votre ancien travail mais ne considérez jamais un travail trop petit.
Questions fréquemment posées
Q # 1) Quelles sont les trois principales compétences d'un adjoint exécutif?
Réponse: Les compétences comprennent:
- Doit être adepte de la technologie.
- Bonne communication verbale et écrite.
- Ils doivent savoir comment tout organiser.
Q # 2) Pourquoi les assistants sont-ils importants pour les cadres?
Répondre: Les assistants répondent indéfiniment aux besoins de leurs patrons et anticipent leurs besoins. Ils tiennent leurs patrons informés et ponctuels pour tout. En termes simples, c'est le travail d'un assistant de garder le PDG organisé et de lui donner une belle apparence.
Q # 3) Comment devenir assistant exécutif du PDG?
Répondre: Vous devez au moins détenir un baccalauréat ainsi que de bonnes compétences en communication et une maîtrise de la langue. Avoir un diplôme d'études supérieures aide également.
Q # 4) Quelle est la signification d'un assistant exécutif de niveau C?
Répondre: Aussi connu sous le nom de C-suit, il s'agit d'un adjectif pour décrire les cadres supérieurs d'une organisation. C signifie chef. Les dirigeants ou cadres supérieurs sont considérés comme puissants et influents.
Conclusion
En tant qu'assistant de direction, vous pourrez travailler avec diverses applications, outils et programmes. En outre, vous devez travailler sur vos compétences interpersonnelles car c'est tout aussi important. Vous pouvez apprendre à utiliser un nouveau programme qui vous aidera à effectuer plusieurs tâches à la fois. Mais pour être le meilleur assistant de direction, vous devez être en mesure de prédire ce dont votre patron pourrait avoir besoin ensuite.
Vous devez toujours être doué pour traiter avec des personnes difficiles et comprendre à quel point la confidentialité est importante. Ce sont les compétences essentielles pour un excellent assistant de direction.
lecture recommandée
- Emploi d'assistant QA en test logiciel
- Responsable du support informatique et du développement des affaires Coordinateur de la formation Cum Pune
- Comment demander une promotion et une augmentation de salaire dans cette évaluation
- Comment améliorer vos compétences de test et battre la concurrence!
- Comment déterminer quel poste d'assurance qualité vous convient le mieux en fonction de vos compétences?
- Les outils plutôt que les compétences: manquons-nous l'essentiel?
- Leadership en matière de tests - Responsabilités du responsable de test et comment gérer efficacement l'équipe de test
- Coolmuster Android Assistant pour la récupération de données Android (REVIEW)