35 most common microsoft excel interview questions answers
Liste des principales questions et réponses d'entrevue MS Excel. Ce didacticiel répond à une question d'entrevue sur Excel avec des exemples pour vous aider à vous préparer à l'entrevue:
Excel - un produit de Microsoft, est un logiciel qui utilise des feuilles de calcul pour organiser les formules, les fonctions et trier les nombres et les données en lignes et en colonnes. Ils peuvent être exploités mathématiquement.
Microsoft Excel fait partie du groupe d'applications Microsoft Office. Ses fonctionnalités incluent l'assistance à la programmation par Application Visual Basic (VBA) .
Ce tutoriel sur les questions Excel comprend ses fonctionnalités de base et intermédiaires qui vous aideront à résoudre facilement n'importe quelle interview.
Vous trouverez ci-dessous la liste des questions et réponses d'entretien fréquemment posées que vous devez préparer, apprendre et pratiquer pour avoir une maîtrise approfondie de Microsoft Excel.
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Questions et réponses fréquemment posées sur les entretiens Excel
Q # 1) Comment Microsoft Excel peut-il être décrit en bref?
Répondre: Microsoft Excel est un logiciel ou une application informatique qui peut être utilisé comme référentiel d'informations sous forme de lignes et de colonnes. Il est disponible dans la plupart des systèmes d'exploitation tels que Mac, Windows, Androids, etc.
Microsoft Excel présente les caractéristiques suivantes:
- Le fonctionnement des classeurs, des feuilles de calcul, des cellules et des lignes le rend convivial et facilite également la vérification et la validation des données.
- Des fonctions telles que le compte, la somme, le sous-total, la date et bien plus encore qui peuvent être utilisées dans une large mesure.
- La visualisation des données et leur examen peuvent être réalisés avec des tableaux, des filtres, des graphiques, etc.
- L'application Visual Basic dans Excel étend la prise en charge de la programmation.
Q # 2) Que sont les cellules dans Microsoft Excel?
Répondre:
Comme indiqué ci-dessus, une cellule peut être définie comme une partie qui vient à la jonction de lignes horizontales et de colonnes verticales dans Excel. L'adresse de chaque cellule est visible dans le coin supérieur gauche de l'application.
Dans l'image ci-dessus, on peut voir «A1» , par défaut, la première adresse de la cellule est toujours affichée lorsque nous ouvrons un classeur Excel. Il s'agit essentiellement de la fusion de la lettre de la colonne et du numéro de ligne et est de nature distinctive.
Q # 3) Expliquez les caractéristiques d'une feuille de calcul.
Répondre: Un groupe de cellules est appelé une feuille de calcul ou une feuille de calcul. Son but est d'organiser des formules, des fonctions et de trier les nombres et les données en lignes et en colonnes. Ils peuvent être exploités mathématiquement. Le nombre de feuilles de calcul dans un classeur peut être supérieur à un.
Comme indiqué ci-dessous, il y a deux feuilles de calcul («Sheet1» et «Added») en bas. Nous pouvons ajouter, supprimer, renommer, masquer, afficher et effectuer d'autres opérations sur les feuilles. Par défaut, les feuilles sont ajoutées en tant que Sheet1, Sheet2. Ici, nous avons renommé Sheet2 comme 'Ajouté'.
Q # 4) Pouvons-nous réorganiser les cellules dans Excel?
Répondre:
Excel nous offre la possibilité de réorganiser les cellules par insertion et suppression de la manière suivante:
- Déplacement des cellules vers la droite
- Déplacement des cellules vers le bas
- Insertion / suppression d'une ligne entière
- Insérer / supprimer une colonne entière
- Déplacement des cellules vers la gauche
- Déplacement des cellules vers le haut
Pendant que nous insérons une ligne ou une colonne dans Excel, nous finissons par déplacer les cellules, entraînant ainsi un réarrangement des cellules.
Q # 5) Comment le formatage des données est-il réalisé dans les cellules MS Excel?
Répondre: Certaines des méthodes de formatage des données pour les cellules sont en termes de nombre, d'alignement, de police, de bordure, de remplissage et de protection.
Q # 6) Comment incorporer des commentaires dans des cellules MS Excel?
Répondre: Des commentaires peuvent être ajoutés à une cellule spécifique en faisant un clic droit et en sélectionnant l'option Insérer le commentaire. La cellule qui a un commentaire doit avoir une marque rouge / violette dans le coin supérieur droit à des fins d'identification. Nous pouvons également modifier, supprimer et répondre à un commentaire.
Veuillez noter la cellule sous la colonne L, avec un commentaire ajouté et en quoi elle est différente d'une cellule sans commentaire.
Q # 7) Expliquez les fonctionnalités du ruban dans MS Excel.
Répondre: Le ruban apparaît en haut de l'application. Les utilisateurs peuvent accéder à la plupart des fonctionnalités courantes d'Excel à l'aide des barres d'outils et des menus qui font partie du ruban.
L'utilisateur a également la possibilité de personnaliser le ruban. Par exemple , nous ajoutons souvent l'onglet 'Développeur' sur le ruban. Au besoin, nous pouvons également supprimer ou ajouter une option à l'aide de CTRL + F1.
Q # 8) Expliquez l'importance du gel des volets dans Microsoft Excel.
Répondre: Parfois, nous avons besoin d'avoir la vue des en-têtes des colonnes et des lignes, même si nous faisons défiler dans une large mesure vers le haut ou vers le bas. En d'autres termes, dans les volets figés, nous fixons une ligne ou une colonne.
Figer le volet est d'abord obtenu en sélectionnant la cellule à partir de la vue et nous devons sélectionner l'une des options de gel.
Q # 9) Comment activer la protection dans MS Excel?
Répondre:
La protection est assurée sous trois formes:
- Protection par mot de passe à l'ouverture du classeur.
- Protection contre masquer / afficher / ajouter / supprimer des feuilles de calcul.
- Les tailles / positions des fenêtres sont protégées contre toute modification.
Q # 10) Qu'est-ce que l'adresse de cellule relative?
Répondre: L'adresse de cellule relative est un type de référence de cellule dans Microsoft Excel qui est modifiée et remplacée lorsque la fonctionnalité de remplissage automatique est utilisée ou lors de la copie.
Q # 11) Quelle est l'adresse absolue de la cellule?
Répondre: Parfois, il existe des scénarios où l'adresse de la cellule doit rester inchangée lorsque la fonction de saisie automatique est utilisée ou pendant la copie. C'est ce qu'on appelle une adresse de cellule absolue. Le signe «$» est utilisé pour maintenir constantes l’adresse de la colonne et de la ligne.
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Q # 12) Comment protéger les cellules d'une feuille de calcul contre la copie?
Répondre: Nous pouvons protéger les cellules d'une feuille de calcul contre la copie en naviguant dans le Barre de menus «Révision» => Protéger la feuille puis fournissez le mot de passe.
Une fois que nous protégeons la feuille, nous pouvons la déprotéger par le «Déprotéger la feuille» option.
Ainsi, une fois qu'une cellule est protégée, la formule derrière la cellule est masquée.
Q # 13) Comment avons-nous des plages nommées dans Microsoft Excel?
Répondre: Nous pouvons avoir une plage nommée en sélectionnant une plage que nous voulons nommer. Puis sélectionnez Formules de Ruban => Définir les noms => Fournir le nom .
Q # 14) Que sont les macros?
Répondre: Une macro est une étape ou un groupe d'étapes que nous exécutons plusieurs fois. Nous pouvons développer une macro pour ces tâches fastidieuses. Les macros sont généralement codées ou enregistrées par les utilisateurs
En savoir plus = >> Que sont Macros dans Excel ?
Q # 15) Nommez les types de formats de rapport disponibles.
Répondre: Il existe trois types de formats disponibles pour les rapports, à savoir tabulaire, compact et rapport.
Q # 16) Qu'est-ce qu'une liste déroulante dans Excel?
Répondre: La liste déroulante dans Excel est créée en suivant les étapes ci-dessous:
Accédez aux données dans le Ruban => Sélectionner la validation des données => Sélectionner la liste dans la liste déroulante Autoriser => Ajouter les valeurs que vous souhaitez ajouter à la liste sous le champ Source.
La sortie sera:
Q # 17) Expliquez les caractéristiques des tableaux croisés dynamiques.
Répondre:
Les caractéristiques des tableaux croisés dynamiques sont:
- Une comparaison des données est sans problème.
- Présentation des données requises pour l'examen.
- Des rapports appropriés personnalisés peuvent être créés.
- Différents mouvements de données et relations peuvent être déterminés.
- Les données peuvent être analysées à partir de différentes vues.
- Des opérations telles que le tri, la somme et de nombreuses autres fonctions mathématiques.
- Des liens vers d'autres sources de données peuvent être ajoutés.
Q # 18) Qu'entendez-vous par graphiques croisés dynamiques?
Répondre: Les graphiques croisés dynamiques sont une représentation imagée du tableau croisé dynamique. Les tableaux croisés dynamiques et les graphiques croisés dynamiques sont liés les uns aux autres.
Pour avoir un graphique croisé dynamique, nous devons choisir une cellule dans le tableau croisé dynamique, puis sélectionner une option pour un graphique croisé dynamique. Ceci est disponible dans le menu Insertion dans le ruban. Exemples des graphiques incluent la barre, le secteur, la zone et ainsi de suite.
Q # 19) Sera-t-il possible d'avoir un tableau croisé dynamique à partir de plus d'une table?
Répondre: Oui, il est possible d'avoir un tableau croisé dynamique à partir de plusieurs tableaux fournis et tous les tableaux doivent être sur la même feuille.
Q # 20) Sera-t-il possible d'avoir un tableau croisé dynamique de plus d'un tableau dans des feuilles différentes?
Répondre: Oui, il est possible d'avoir un tableau croisé dynamique à partir de plusieurs tables fournies et toutes les feuilles de calcul doivent être dans le même classeur.
Q # 21) Comment la fonction de formule est-elle utile dans Microsoft Excel?
Répondre: La formule est une déclaration qui calcule la valeur d'une cellule ou d'un groupe de cellules. Prenons un exemple pour comprendre cela, = d6 * d7 * d8 * d9 est connue sous le nom de formule qui multiplie la valeur des cellules d6 à d9.
Les fonctions sont des formules intégrées préexistantes dans Microsoft Excel. Ils sont responsables des opérations mathématiques en fonction des arguments.
Les fonctions intégrées de Microsoft Excel sont toutes disponibles sous l'onglet Formule de la zone du ruban.
Q # 22) Comment le tri automatique est-il empêché dans le tableau croisé dynamique?
Répondre: Cela peut être fait en accédant au Plus d'options de tri => clic droit sur Pivot Tables . Alors choisi Menu de tri et procéder avec Plus d'options , après cela, nous devons décocher la case Trier automatiquement chaque fois que le rapport est mis à jour .
Q # 23) Nommez les différents types de fonctions dans Microsoft Excel.
Répondre:
Certaines des différentes catégories de fonctions comprennent:
- Financier
- Date et l'heure
- Math et trig
- Recherche et référence
- Base de données
- Texte
- Logique
- Information
- Priorité
Q # 24) Expliquez la priorité des opérateurs des formules dans Microsoft Excel.
Réponse: BODMAS les règles sont suivies dans les formules. Le terme est connu comme B raquette OU rder ré ivision M ultiplication À ddition et S ubtraction, c'est-à-dire si nous avons une formule qui a un crochet et une division, alors l'expression entre crochets doit être calculée avant l'opération de division.
Q # 25) Expliquez les fonctions SUM et SUMIF.
Réponse: SUM La fonction prend n nombre d'arguments et effectue une sommation de chacun d'eux. Il résume essentiellement tous les nombres de la plage de cellules. Par exemple, = SOMME (E1: G1) , doit additionner les nombres de la gamme E1 à G1.
SUMIF La fonction est utilisée pour effectuer la sommation uniquement si une certaine condition est remplie. Ainsi, les fonctions SUM et SUMIF sont presque identiques à l'exception de la présence de critères dans SUMIF. Par exemple, = SUMIF (E1: G1, '<10) , doit additionner les nombres de la gamme E1 à G1 qui sont inférieurs à 10.
Q # 26) Expliquez la fonction COUNT.
Réponse: Il existe 5 fonctions de comptage disponibles dans Excel.
- COMPTER La fonction renvoie le nombre total de cellules dont les nombres se trouvent dans la plage de cellules mentionnée dans le paramètre. La syntaxe est comme = COUNT (val1, (val2),…)
- COUNTA La fonction renvoie le nombre total de cellules non vides dans la plage de cellules mentionnée dans le paramètre. La syntaxe est comme = COUNTA (val1, (val2),…)
- COUNTIF La fonction renvoie le nombre total de cellules dans la plage de cellules mentionnées dans le paramètre qui satisfait la condition donnée. La syntaxe est comme = COUNTIF (A5: I5, '<10”), cela doit compter le nombre de cellules ayant une valeur inférieure à 10.
- COUNTBLANK La fonction est l'opposé de COUNTA. Cette fonction renvoie le nombre total de cellules vides dans la plage de cellules mentionnée dans le paramètre. La syntaxe est comme = COUNTBLANK (A5: I5).
- COUNTIFS La fonction renvoie le nombre total de cellules qui satisfont à certaines conditions. Ces conditions peuvent être des opérateurs logiques, des nombres, etc. La syntaxe est comme = COUNTIFS (F1: F6, '<10”, J2: J10,” black”), où deux conditions ont été fixées.
Q # 27) Les pourcentages peuvent-ils être calculés dans Excel? Si oui, comment?
Répondre: Oui, nous pouvons faire le calcul du pourcentage dans Excel. Si le score de l'élève A est dans la cellule A1 et que les notes complètes pour le sujet sont dans la cellule A2, nous devons d'abord sélectionner une cellule pour dire A3, où nous effectuons = A1 / A2. Ensuite, dans l'onglet Accueil, nous devons sélectionner%.
Q # 28) Est-il possible de réduire la taille d'un fichier Excel?
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Répondre:
Oui, nous pouvons réduire la taille d'un fichier Excel des manières suivantes:
- En enregistrant le fichier au format -.XLSB.
- En se débarrassant des tableaux croisés dynamiques s'ils ne sont pas indispensables.
- En réduisant / ne pas ajouter / compresser les images.
- En supprimant les feuilles et cellules inutilisées.
Q # 29) Nommez les formats de fichier utilisés pour enregistrer un fichier Microsoft Excel.
Répondre: Certains des formats de fichiers pour enregistrer les fichiers Microsoft Excel sont csv, xlsm, xls, xla, xlb.
Q # 30) Comment la moyenne des nombres est-elle calculée dans Microsoft Excel?
Répondre: La moyenne des nombres peut être calculée à l'aide du MOYEN fonction. La syntaxe de la fonction Moyenne est = MOYENNE (J8: J13)
Ici, la cellule E1 a calculé la moyenne des nombres compris entre A1: D1.
Q # 31) Définissez RECHERCHEV dans Excel.
Répondre: RECHERCHEV est une fonction intégrée d'Excel. Il est utilisé pour rechercher et obtenir des données à partir d'une plage de cellules. Cela s'appelle en fait une recherche verticale. Comme son nom l'indique, les données doivent être organisées verticalement.
Alors que nous traitons un gros morceau de données et que nous devons mettre la main sur certaines parties des données remplissant certaines conditions, c'est à ce moment-là que VLOOKUP est utilisé.
Q # 32) Expliquez le fonctionnement de VLOOKUP dans Microsoft Excel.
Répondre:
L'algorithme de RECHERCHEV est le suivant:
- Initie avec une valeur de recherche.
- Démarre l'exploration de la valeur de la colonne la plus à gauche.
- Lorsque sa première présence de la valeur de recherche est détectée, la recherche est déplacée vers la droite (c'est-à-dire vers la ligne où la valeur est présente).
- Il revient ensuite avec la valeur de la colonne existante.
- Renvoie à la fois une valeur précise et imprécise, mais la correspondance par défaut est une correspondance inexacte.
La syntaxe de VLOOLUP est, = VLOOKUP (Val, donnable, col_no, (rnge_look)),
Où,
- Val est la valeur à rechercher dans la première colonne du tableau.
- giventable est la table où l'opération doit être effectuée.
- col_no est la colonne à partir de laquelle la valeur de recherche doit être récupérée.
- (rnge_look) n'est pas un argument obligatoire où TRUE (par défaut) signifie correspondance inexacte et FALSE signifie correspondance exacte.
Q # 33) Comment Visual Basic Application (VBA) nous facilite-t-il la vie?
Répondre:
VBA présente les avantages suivants:
- Développer des fonctions personnalisées.
- Les ensembles de tâches banales sont automatisés afin que les ressources ne soient pas gaspillées.
- Nos fonctions personnalisées peuvent être utilisées par les autres membres de l'équipe, ce qui leur permet également d'économiser du temps et de l'argent.
Q # 34) Qu'est-ce qu'une recherche horizontale dans Microsoft Excel?
Répondre: Recherche horizontale ou RECHERCHEH recherche horizontalement une valeur de la ligne supérieure du tableau, puis se déplace vers le bas.
La syntaxe de HLOOKUP est, = RECHERCHEH (Val, donnée, no_ligne, (rnge_look)),
Où,
- Val est la valeur à rechercher dans la première ligne du tableau.
- giventable est la / les lignes triées par ordre croissant.
- row_no est la ligne à partir de laquelle la valeur de recherche doit être récupérée.
- (rnge_look) n'est pas un argument obligatoire où TRUE (par défaut) signifie correspondance inexacte et FALSE signifie correspondance exacte.
Q # 35) Comment obtenir la date actuelle dans Microsoft Excel?
Répondre: Nous pouvons obtenir la date actuelle en utilisant = AUJOURD'HUI () fonction.
Q # 36) Comment la fonction ET fonctionne-t-elle dans Microsoft Excel?
Répondre: AND est une fonction intégrée qui donne TRUE si toutes les conditions mentionnées sous forme de paramètres sont satisfaites. La syntaxe est = ET (G6<=17, U8<59).
Q # 37) Comment enveloppons-nous un texte dans Microsoft Excel?
Répondre: Nous pouvons envelopper un texte dans une cellule en sélectionnant simplement la cellule, puis en cliquant sur le bouton Envelopper le texte option qui fait partie de l'onglet Accueil.
Conclusion
Nous espérons que tous vos doutes sur les questions d'entrevue MS Excel sont maintenant dissipés. Nous avons couvert la plupart des questions posées aux niveaux débutants et expérimentés.
Restez positif et pratiquez-les dans MS Excel pour gagner en confiance.
Bon apprentissage! Tous mes vœux!
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