Tutoriel Atlassian Confluence pour les débutants: un guide complet

atlassian confluence tutorial

Tutoriel Atlassian Confluence pour les débutants: Comment utiliser le logiciel Confluence

Dans notre tutoriel précédent dans ce Série de formation JIRA pour tous , nous avons appris Zephyr pour JIRA . Ici, dans ce tutoriel, nous allons explorer Atlassian Confluence en détail.

Tel que défini dans le dictionnaire Merriam-Webster, le mot confluence signifie «Une venue ou un écoulement ensemble, une réunion ou un rassemblement à un moment donné».

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Fidèle à la définition Le logiciel Confluence, développé par Atlassian, est un logiciel de collaboration d'équipe qui fournit une plate-forme commune permettant aux équipes de travailler ensemble et de partager efficacement les informations.

C'est un excellent outil pour centraliser le référentiel de connaissances. Confluence peut être considéré presque comme un wiki avec des outils de création de contenu avancés.

Le Confluence L'outil de collaboration de contenu est disponible à la fois en tant que SaaS, c'est-à-dire hébergé sur abonnement de manière centralisée sur le cloud, ainsi qu'en application auto-hébergée avec la possibilité d'installer un serveur dédié en interne ou d'utiliser les centres de données Confluence.

Dans ce didacticiel Confluence, nous discuterons des fonctionnalités de l'option basée sur l'abonnement.

Télécharger: Vous pouvez télécharger cet outil sur cette page .

Ce que vous apprendrez:

• Pourquoi avons-nous besoin de Confluence?
• Avantages
• Se familiariser avec la terminologie
  • Tableau de bord
  • Concept d'espaces
  • Barre latérale d'espace
  • Menu d'en-tête
  • Créer une fonctionnalité
• Comment créer et gérer votre propre espace et vos propres pages
  • Étape n ° 1: créer votre espace
  • Étape # 2: Créer de nouvelles pages
  • Étape n ° 3: options de formatage
• Exemple de document
• Quelques FAQ
• Conclusion
• lecture recommandée

Pourquoi avons-nous besoin de Confluence?

Combien de fois arrive-t-il que nous, les testeurs, signalons des bogues, seulement pour découvrir que les exigences ont été modifiées quelque temps après le début du développement et en raison d'un manque de communication à propos des changements, les testeurs n'ont pas été informés de ce changement avant le début des tests?

En conséquence, le bogue signalé est alors fermé comme Invalide . Cela peut être frustrant pour les testeurs car leur crédibilité est affectée, ainsi que la confusion et l'incertitude quant aux autres changements non communiqués pouvant être présents dans l'application testée.

Une autre nuisance courante est lorsque des informations importantes sont enfouies sous des chaînes d'e-mails sur plusieurs fils de discussion et sont difficiles à récupérer.

Les outils de collaboration sont une bonne solution pour ces scénarios car:

• Toutes les informations sont stockées dans un emplacement central, ce qui les rend facilement accessibles à tous les utilisateurs, donc plus de scan des chaînes d'e-mails ou des notes de réunion pour rechercher les informations requises
• Toute mise à jour des informations déclenche une notification aux autres utilisateurs, ce qui permet aux utilisateurs de rester facilement informés des dernières discussions.
• Cet outil a une courbe d'apprentissage facile et ne nécessite donc aucune formation ou certification particulière pour commencer à utiliser cet outil
• Il existe de nombreuses applications réelles pour lesquelles la confluence peut être utilisée, nous aborderons certaines de ces applications dans cet article

Avantages

#1. Gestion de contenu

La gestion de contenu comprend la création, la maintenance, l'organisation et la suppression du contenu. Les outils de création de contenu sont faciles à utiliser et incluent une variété de fonctions - de la mise en forme de texte de base à la création de tableaux, en passant par la liaison de documents et l'incorporation de macros.

Le contenu peut être organisé dans des espaces séparés, triés et organisés par ordre hiérarchique selon les besoins.

# 2. Chercher

Cet outil prend en charge une recherche en texte intégral pour tout le contenu. Les résultats de la recherche incluront tous les résultats correspondants pour le texte dans le contenu principal des pages et les commentaires. Cela se traduit par une recherche très détaillée.

# 3. Modèles Confluence

Cet outil est fourni avec des modèles de bonnes pratiques qui peuvent être utilisés pour créer des pages pré-formatées.

# 4. Intégration avec JIRA

JIRA et Confluence sont tous deux développés par Atlassian et s'intègrent parfaitement. Le travail de développement peut être suivi dans JIRA et les rapports correspondants peuvent être générés par liaison automatique.

# 5. Versionnage des pages et des fichiers

Comme il s'agit d'un outil de collaboration, il va sans dire qu'il serait utilisé plusieurs fois par diverses équipes interfonctionnelles à tous les niveaux. Pour garder une trace des modifications apportées depuis la dernière modification, Confluence enregistre automatiquement l'ancienne version des pages et des fichiers.

Cette ancienne version peut être utilisée pour comparer la différence ou même annuler la dernière modification si nécessaire.

# 6. Retour d'information

Les commentaires de l'équipe sous forme de commentaires peuvent être mis sur les pages et toujours référencés ou même recherchés si nécessaire.

#7. Gestion des utilisateurs

Des autorisations basées sur les utilisateurs et les groupes peuvent être configurées. Il est même possible de configurer des autorisations d'affichage, d'édition et d'administration distinctes pour chaque espace. Nous discuterons du concept d'espaces dans la section suivante.

# 8. Modules complémentaires et plugins

Cet outil dispose d'un large éventail de plugins complémentaires disponibles qui peuvent être utilisés pour exécuter des fonctions au-delà de ce que l'outil a à offrir. Certains add-ons populaires sont les diagrammes Draw.io, les maquettes Balsamiq, l'exportateur Scroll PDF, etc.

Se familiariser avec la terminologie

Tableau de bord

Le tableau de bord est la page de destination qu'un utilisateur connecté voit après une connexion réussie. Le tableau de bord donne un aperçu rapide des mises à jour récentes de l'équipe ainsi que des dernières mises à jour effectuées par l'utilisateur lui-même.

En plus des mises à jour, le tableau de bord affiche également les espaces dont l'utilisateur est membre. Nous discuterons plus d'espaces dans la section suivante. La barre latérale contenant les mises à jour et les détails de l'espace est pliable pour optimiser l'expérience de visualisation.

Voici un exemple du tableau de bord Confluence.

Le tableau de bord est personnalisable et l'administrateur peut configurer un tableau de bord universel que tous les utilisateurs verront.

Concept d'espaces

Selon le dictionnaire Merriam-Webster, l'une des significations du mot espace signifie «Une étendue limitée en une, deux ou trois dimensions». Les espaces de cet outil sont un moyen d'organiser le contenu. Les espaces peuvent être considérés comme des conteneurs de fichiers individuels dans lesquels le contenu peut être catégorisé et organisé de manière significative.

Il n'y a pas de règle standard sur le nombre d'espaces à créer ou à créer. L'utilisateur peut créer n'importe quel nombre d'espaces avec leurs propres objectifs spécifiques pour faciliter la collaboration au sein des équipes.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'espaces créés en fonction des différentes unités organisationnelles.

Le répertoire Space contient une liste de tous les espaces créés par confluence. Vous pouvez parcourir les espaces en fonction du type d'espace - site, personnel ou mes espaces. Mes espaces font référence aux sites créés par l'utilisateur connecté lui-même et peuvent être soit un site, soit un espace personnel.

Voici un exemple du répertoire de l'espace.

Confluence permet la création de deux espaces: les espaces du site et les espaces personnels. Voici une comparaison de ces types d'espace:

Barre latérale d'espace

La barre latérale de l'espace est un menu pliable sur l'espace et les pages et est utilisé pour parcourir différentes pages. Les pages sont présentées sous la forme d'une arborescence hiérarchique.

Menu d'en-tête

Le menu d'en-tête est visible sur toutes les pages et contient le logo Confluence et un menu par défaut avec des options par défaut - Espaces, Personnes, Créer, menu d'aide, notifications et gestion des profils personnels. Ce menu d'en-tête est personnalisable et plus d'options de menu peuvent être affichées selon les besoins de l'utilisateur

Cette page de tableau de bord est accessible depuis n'importe quelle page - l'utilisateur peut cliquer sur le logo dans le menu principal et l'utilisateur sera redirigé vers le tableau de bord.

Créer une fonctionnalité

La fonctionnalité de création est utilisée pour créer de nouvelles pages dans les espaces choisis dans l'ordre hiérarchique souhaité. Nous discuterons de cette fonctionnalité plus en détail dans la section suivante.

Cette image ci-dessous résume assez bien les principales fonctionnalités que vous utiliseriez en tant qu'utilisateur de confluence:

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(Image la source )

Comment créer et gérer votre propre espace et vos propres pages

Dans cette section, nous discuterons de la manière de créer et de gérer votre propre espace et vos pages à partir de zéro.

Étape n ° 1: créer votre espace

Choisissez maintenant le type d'espace que vous souhaitez créer

Remplissez maintenant les informations requises à l'étape suivante. Vous devrez entrer le nom de l'espace, une clé d'espace et d'autres champs obligatoires ou facultatifs selon le type d'espace que vous avez choisi.

La clé d'espace est une clé unique utilisée dans l'URL de l'espace et est générée automatiquement lorsque l'utilisateur saisit le nom de l'espace, mais vous pouvez la modifier si nécessaire.

Félicitations, vous venez de créer avec succès votre premier espace Confluence !!

Passons maintenant à la création de pages et de contenus à partager sur cet espace nouvellement créé.

Étape # 2: Créer de nouvelles pages

Vous avez la possibilité de créer une nouvelle page vierge ou de choisir parmi les modèles disponibles. La toute première page sera créée en tant que page Parent. Les pages suivantes peuvent être créées sous cette page parente ou en tant que page distincte selon la façon dont vous souhaitez structurer votre espace.

• Créer une page vierge

• Créer une page à partir des modèles disponibles

En fonction du modèle choisi, vous devrez effectuer des étapes supplémentaires telles que la saisie du nom de la page, etc. J'ai choisi le modèle de réunion rétrospective et on m'a demandé de saisir le titre et les participants.

La nouvelle page sera créée et vous pourrez modifier et remplir les informations requises.

Étape n ° 3: options de formatage

Cet outil propose une grande variété d'options de formatage et d'affichage du texte. Laissez-nous discuter brièvement de certaines options couramment utilisées dans la barre de menu de mise en forme du texte.

• Styles de formatage - il existe plusieurs styles de construction disponibles pour le texte, par exemple Paragraphe, titres, citation, etc.

• Options liées aux polices - une fonctionnalité de base pour mettre à jour la couleur de la police, rendre le texte en gras, en italique, etc. est fournie

• Listes - Par défaut, 3 types d'options de liste sont fournis: liste à puces, liste numérotée et liste de tâches. La liste des tâches est affichée par une case à cocher devant elle. Une case à cocher peut être cochée une fois la tâche terminée pour indiquer qu'elle est terminée

• Options d'alignement - Le texte peut être aligné à gauche, à droite ou au centre selon les besoins

• Mise en page - En utilisant cette option, l'utilisateur peut définir des sections dans le document et gérer la mise en page de la page

• Insertion de fichiers et d'images - L'utilisateur peut télécharger des fichiers et des images sur la page comme il le souhaite

• Insérer des liens - l'utilisateur peut ajouter des liens vers d'autres pages Web ou d'autres pages Confluence dans les documents Confluence pour une référence facile

• Travailler avec des tableaux - Les options de tableau et la barre d'outils fournies dans le logiciel Confluence sont similaires aux options de tableau dans MS Word. Les symboles sont explicites et la fonctionnalité est facile à comprendre et à utiliser

• Insérer plus d'option de contenu - Des options par défaut sont déjà disponibles dans Confluence pour insérer des fichiers et des images, insérer des liens et créer des tableaux. Pour tout contenu supplémentaire comme l'ajout de feuilles Google, ou l'insertion de plugins, etc., nous utilisons l'option Insérer plus de contenu

Exemple de document

Voici un exemple de page que j'ai créé pour démontrer certaines des fonctionnalités dont nous avons discuté jusqu'à présent.

Quelques FAQ

Q # 1) Cet outil semble être un excellent moyen de partager et de stocker des informations. Pouvez-vous fournir des applications pratiques?

Cet outil peut être utilisé dans les différents environnements techniques et non techniques.

Certaines applications sont les suivantes:

• En tant que base de connaissances - Une base de connaissances est essentiellement un référentiel d'informations. Il contient généralement de la documentation sur la façon de faire certaines choses et peut-être même des informations sur la façon de dépanner les produits. Un exemple de cela peut être pour l'équipe QA de gérer et de partager des informations sur les processus, comment tester des documents, des articles informatifs, des conseils de dépannage, etc.
• En tant que votre propre intranet - Intranet fait référence à un réseau interne de toute organisation et est un hub d'affichage et de partage d'informations. Un exemple de cela peut être un espace créé par le service des ressources humaines pour partager les politiques de l'entreprise, les politiques de vacances, les événements à venir, les guides de l'utilisateur pour les outils courants comme la demande de congé également, etc. Les informations peuvent être facilement partagées et l'accès est limité aux utilisateurs de Confluence au sein de votre entreprise donc c'est une plateforme sécurisée
• Pour les équipes logicielles - Pour les équipes logicielles, cet outil peut être utilisé pour rédiger et gérer les exigences du produit, créer et partager des notes de publication, collaborer et enregistrer les décisions des équipes, créer de la documentation technique, créer des blogs pour partager les progrès des équipes, etc.

Q # 2) Je souhaite réorganiser les pages de mon espace. Comment je fais ça?

Cet outil fournit la fonctionnalité pour déplacer et réorganiser vos pages dans l'espace comme souhaité par l'utilisateur. L'opération est une opération de glisser-déposer assez simple qui vous permet de réorganiser les pages sous le même parent ou de déplacer des pages d'un parent vers une autre page parent.

Pour déplacer ou réorganiser une page, accédez à Space Tools-> cliquez sur Content Tools -> Cliquez sur Réorganiser les pages.

Cliquez sur le nom de l'espace pour agrandir les branches de l'espace. Faites maintenant glisser les pages requises et déposez-les à un emplacement requis. Vous pouvez également trier les pages par ordre alphabétique.

Q # 3) J'ai besoin de trouver des détails sur un projet / document, comment puis-je le rechercher?

Il existe 2 façons de rechercher du contenu dans ce wiki Confluence, vous pouvez utiliser un identifiant de navigation rapide ou vous pouvez effectuer une recherche complète. Lorsqu'un utilisateur commence à taper du texte dans la barre de recherche dans un en-tête, l'aide à la navigation rapide commence à afficher les résultats correspondants par défaut.

Après avoir mis un mot-clé de recherche et appuyé sur Entrée, le mode de recherche complète est activé. L'outil recherchera tous les espaces, profils, etc. pour rechercher des résultats correspondants. Une fois les résultats affichés, vous pouvez affiner les résultats de la recherche par auteur, par espaces, par date de dernière modification ou en fonction du type de contenu.

Q # 4) Je suis en train de finaliser le contenu de ma page et cela nécessiterait de nombreuses modifications. Comment éviter de spammer la boîte aux lettres de tout le monde en envoyant une notification aux gens à propos de chaque mise à jour que je fais?

C'est assez simple! Lors de la création de la page, la notification est envoyée à tous les utilisateurs Confluence de cet espace. Il s'agit de la configuration par défaut, cependant, nous pouvons contrôler le moment où nous voulons envoyer (ou ne pas envoyer) de notification concernant les modifications et mises à jour ultérieures apportées à la page.

N'oubliez pas de cocher cette case une fois que vous êtes prêt à partager les mises à jour avec d'autres utilisateurs.

Q # 5) Si j'ai des commentaires sur le contenu du document de confluence, quelle est la meilleure façon de le fournir?

Utilisez la section des commentaires. Laissez vos commentaires dans le document, la notification sera envoyée à tous les utilisateurs. Les utilisateurs pourront voir votre commentaire et choisir de répondre à votre commentaire, comme votre commentaire et peuvent même publier leur propre commentaire.

Q # 6) J'ai reçu une notification indiquant que quelqu'un m'a mentionné sur sa page, qu'est-ce que cela signifie?

Cela signifie que la personne qui vous a mentionné sur une page particulière de Confluence a besoin de votre attention sur quelque chose ou vous a assigné une tâche.

Q # 7) Quelqu'un a mis à jour le document original, comment savoir qui a changé quoi dans mon document?

L'une des fonctionnalités importantes de la gestion des versions et de la conservation d'un historique des mises à jour de documents. Vous pouvez accéder à l'historique de la page et vérifier qui a mis à jour le document.

À partir de cette page, vous pouvez sélectionner les versions de page que vous souhaitez comparer et déterminer les modifications exactes qui ont été apportées. La capture d'écran suivante montre une comparaison entre deux versions sélectionnées de la page.

Conclusion

Confluence est un outil de collaboration d'équipe très efficace et peut être utilisé pour la gestion des connaissances, à des fins de documentation, en tant qu'intranet pour le partage d'informations interne et potentiellement éliminer la communication des changements par e-mail.

Les informations saisies dans Confluence peuvent être gérées facilement et l'intégralité du contenu est consultable.

En utilisant la confluence, les entreprises peuvent éliminer le besoin d'espace de stockage physique ou de lecteur partagé. Différentes équipes peuvent utiliser cet outil pour fournir les politiques d'entreprise les plus à jour, des incitations, des annonces, etc., les équipes de projet techniques peuvent l'utiliser pour gérer les exigences, planifier un projet, partager les connaissances des processus, partager les meilleures pratiques, etc.

Cela semble être un excellent outil de partage des connaissances, mais en quoi cela aide-t-il notre communauté de testeurs?

Eh bien, pour commencer, la connaissance de cet outil ajoute à nos compétences. Il peut servir de guide de référence rapide chaque fois que nous avons des questions ou que nous avons besoin des informations les plus récentes.

Pour les responsables QA, Confluence fournit une excellente plate-forme pour partager des informations avec l'équipe sur les meilleures pratiques de test, la façon de tester des documents, des guides de dépannage, la planification de projets d'automatisation, les mises à jour et les annonces, etc.

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Utilisez-vous l'outil Atlassian Confluence au travail? Faites-nous part de vos réflexions et expériences dans les commentaires ci-dessous.

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