sharepoint document management system tutorial
Analyse approfondie du système de gestion de documents SharePoint, de ses versions et fonctionnalités:
Dans cet article, nous aborderons ce qu'est SharePoint, comment créer un système de gestion de documents SharePoint, les avantages et les inconvénients de l'utilisation de SharePoint et différents types de téléchargement.
La gestion d'une énorme quantité de documentation dans n'importe quelle organisation peut être très épuisant à la fois en termes de temps et de travail et elle peut toujours être sujette à des erreurs. Cependant, il est essentiel de conserver tous les documents en place pour que le projet se déroule correctement.
Toutes les organisations ont besoin d'un système robuste pour conserver leur documentation en toute sécurité et dans le bon ordre. Laissez-nous plonger plus profondément dans l'un des systèmes de gestion de documents les plus robustes fournis par SharePoint, un produit Microsoft.
Ce que vous apprendrez:
- Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?
- Qu'est-ce que SharePoint?
- Prérequis pour créer un système de gestion de documents dans SharePoint
- Création d'un système de gestion de documents dans SharePoint
- Fonctionnalités du système de gestion de documents SharePoint
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents est un logiciel qui contrôle et suit le cycle de vie complet des documents. Le cycle de vie d'un document comporte différentes étapes, de sa création à sa désactivation.
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En utilisant un système de gestion de documents, un document qui est créé peut être stocké et retracé à travers chaque version du même, couvrant chaque fonctionnalité changeante du document, y compris chaque détail de sa modification, révision et utilisation.
Quel est le cycle de vie des documents?
Les cinq étapes de base du cycle de vie d'un document sont:
1) Planification
La phase de planification est l'endroit où un plan de ce que le document doit contenir est esquissé. La manière dont le document doit être structuré est réfléchie et les données nécessaires sont collectées pour créer le document
2) Création
À ce stade, une version provisoire du document est créée et numérotée. Par exemple, la version 1.0; au cours de laquelle l'auteur crée le document prêt à être révisé.
3) Révision
Dans cette étape, la version brouillon ou la première version du document est transmise à un réviseur. Le réviseur examine attentivement le document et suggère les modifications nécessaires.
4) Modification
Lors de l'édition, l'auteur ou parfois un éditeur convient des changements nécessaires et travaille sur le document pour incorporer les changements.
5) Approbation
Il s'agit de la dernière étape, au cours de laquelle le document est soumis à l'approbation d'un expert en la matière qui est autorisé à le signer.
Les étapes ci-dessus du cycle de vie d'un document peuvent comporter plus d'étapes, en fonction des conditions de l'organisation et de la capacité du projet. Un cycle de vie aussi complexe d'un document peut être géré facilement à l'aide d'un outil puissant tel que SharePoint.
Dans la section suivante, nous verrons ce qu'est SharePoint et comment il peut être utilisé pour la gestion de documents?
SharePoint est une plateforme collaborative qui permet une utilisation parallèle et des activités multi-utilisateurs dans les organisations pour stocker et gérer des solutions de gestion de données simples à complexes.
SharePoint a été lancé en 2003 par Microsoft. Depuis sa création, Microsoft a développé diverses versions de produits et de téléchargements SharePoint pour répondre aux divers besoins des clients.
1) SharePoint en ligne
Il s'agit d'un service basé sur le cloud qui permet à une entreprise de s'abonner aux services SharePoint Online et de gérer les transactions de documents avec toutes les parties prenantes à l'aide de la plate-forme cloud, au lieu d'installer SharePoint localement sur site.
2) serveur SharePoint
En fonction des besoins de l'entreprise, SharePoint peut être installé et déployé sur site à l'aide de la version de SharePoint Server.
Outre les deux types de téléchargements ci-dessus, il existe quelques autres versions disponibles.
Le SharePoint Foundation , qui est une ancienne version de SharePoint, disponible uniquement dans SharePoint 2013. Ceci est encore largement utilisé. En outre, il y a un SharePoint Designer 2013 utilisé pour créer des solutions compatibles avec les flux de travail. Le célèbre OneDrive, qui a sa version pour les entreprises appelée OneDrive Business sync.
Ainsi, en fonction des besoins et de la capacité de l'entreprise, les clients peuvent télécharger la version respective de SharePoint pour répondre à leurs besoins.
Dans cette section, nous verrons à quel point il est avantageux pour une organisation de choisir SharePoint pour sa gestion de documents.
Avantages de l'utilisation de SharePoint pour la gestion de documents:
1) Haute sécurité et intégrité
Les fonctionnalités de sécurité de Microsoft SharePoint sont si robustes que l'utilisateur n'aura jamais à se soucier de l'accès non autorisé aux fichiers d'informations classifiées ou de l'échec de l'intégrité de l'application.
2) convivial
SharePoint est conçu en gardant à l'esprit tous les niveaux de parties prenantes qui peuvent utiliser cet outil, et par conséquent, il est conçu de manière à être facile à utiliser pour tous les utilisateurs.
3) Administration avec une totalité
SharePoint dispose d'une console d'administration centrale, à l'aide de laquelle l'administration aura accès pour ajouter ses fonctionnalités, ses paramètres et sa configuration avec un contrôle complet.
4) Personnalisation
Le niveau de personnalisation fourni par SharePoint aux développeurs est très vaste, en utilisant cela; l'outil peut être modifié et entièrement personnalisé selon les exigences de l'entreprise.
5) Collaboration
Il s'agit de la meilleure et de l'une des fonctionnalités les plus importantes de SharePoint qui aide tous les utilisateurs de SharePoint dans l'entreprise à rester collaborés et mis à jour et à se tenir au courant de chaque phase du cycle de vie des documents. La dernière version de SharePoint permet également de diffuser des informations en temps réel.
Peu importe la qualité d'un système, il y aura toujours des inconvénients. Mais, il est important pour l'utilisateur de déterminer les priorités et les exigences d'utilisation pour peser les avantages par rapport aux inconvénients.
Inconvénients de l'utilisation de SharePoint pour la gestion de documents:
1) Basé sur le Web
Comme nous le savons, l'accès à SharePoint nécessite Internet, qui nécessite un réseau solide, et même une connexion réseau solide est susceptible d'échouer parfois. Dans de tels moments, l'utilisation de SharePoint devient impossible en raison de sa dépendance à Internet.
2) Paquet de nombreuses tâches
Nous savons que SharePoint a plus de potentiel que le simple stockage de documents, tels que des flux de travail automatisés, etc. Par conséquent, pour une petite entreprise qui n'a besoin que d'un outil de stockage de documents en ligne, il existe d'autres outils plus adaptés sur le marché.
3) Abonnement
Chaque nouvel employé qui a accès à SharePoint a besoin d'un paiement mensuel pour son abonnement, ce qui pourrait s'avérer coûteux pour les organisations ayant des exigences moindres et des budgets inférieurs.
Avant de créer et de plonger dans les aspects de navigation de la gestion des données dans SharePoint, nous voyons ici les exigences qui doivent être en place:
1) Détermine le type de documents qui ira dans le système:
En fonction du type de document qui entre dans le système, les utilisateurs pourront mettre en place un modèle pour chaque type de document, afin qu'il soit prêt à l'emploi.
deux) Énumérez les type d'information qui doivent être collectées pour chaque document:
Il est très important que les métadonnées soient en place pour le document téléchargé, il est donc nécessaire de répertorier et de configurer les champs à remplir pour les métadonnées, afin que tous les utilisateurs disposent de toutes les informations nécessaires sur les documents téléchargés. Sur cette base également, on pourrait décider du l'emplacement ou le chemin , où le document est placé dans le système
3) Travailler avec Métadonnées :
Contrairement à la configuration traditionnelle des dossiers et sous-dossiers qui occupent une immense mémoire et ne gardent toujours pas tout organisé, comme on s'y attend, dans SharePoint, nous utilisons les métadonnées pour les rendre plus systématiques et plus accessibles.
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Donc, voici comment nous faisons le système SharePoint défini selon les métadonnées - Chaque document téléchargé doit être balisé avec les métadonnées appropriées et prédéfinies. Avec cela, la recherche avec des mots-clés donne les résultats les plus appropriés / précis.
4) Contenu Les types:
Il est également important d'organiser les types de contenu dans le système de gestion de documents. Un type de contenu n'est rien d'autre que littéralement le type de contenu. Vous pouvez classer les documents en fonction du type de contenu dont vous disposez.
Par exemple: s'il y a dix comptes de documents Word qui sont des DHN, cinq feuilles Excel de scénarios de test et deux comptes de documents Word de plans de test, ils peuvent être classés en fonction du type de contenu. Dans des termes plus spécifiques à SharePoint, les types de contenu contiennent les types de métadonnées sur lesquels le contenu est classé.
Les types de contenu peuvent être réutilisés pour différents scénarios et exigences. Dans les paramètres SharePoint, il existe de nombreuses options pour créer de nouveaux types de contenu et pour inclure également le type de contenu dans un groupe plus interrogeable pour une utilisation future.
5) Contrôle d'accès :
Sur la base des points ci-dessus, le contrôle d'accès peuvent être donnés, pour permettre aux utilisateurs de garder leurs documents sécurisés et accessibles uniquement aux utilisateurs sélectionnés.
Également, configuration des rôles pour différents utilisateurs avec différents degrés de contrôle sur le document (création, révision, suppression et approbation du document, etc.) est possible.
6) SharePoint 2013 intègre également Stratégies pour les documents afin de garantir qu'il répond aux directives de l'entreprise et aux exigences légales.
(image la source )
Cette section explique comment les fichiers sont téléchargés dans le système SharePoint et les possibilités d'utilisation des fichiers.
1) Avec SharePoint interface facile à utiliser , un fichier peut être téléchargé en utilisant simplement la fonctionnalité «upload» ou le bouton upload. Exactement comme vous sélectionnez un fichier pour le joindre à un e-mail.
deux) Après avoir téléchargé le document, de nombreux les entrées peuvent être remplies en fonction du projet . Par exemple, s'il s'agit d'un projet avec de nombreux modules, vous pouvez avoir des champs à remplir avec des détails pour indiquer à quel module appartient le fichier.
3) Après avoir rempli tous les détails, vous pouvez enregistrer le fichier et le fichier est téléchargé dans le système avec quelques métadonnées remplies automatiquement comme, qui a créé le fichier, quand le fichier a été créé, le numéro de version, etc. et quelques données remplies comme les détails du module, etc.
4) Chaque fois qu'un document est modifié, la version est répertoriée dans son historique et les utilisateurs peuvent voir historique des versions du document - soit juste pour le visualiser, soit pour restaurer le fichier dans une version précédente particulière.
5) Une fois le document téléchargé sur SharePoint, un lien est toujours créé pour chaque fichier. Ce le lien peut être partagé à deux fins - pour l'afficher ou pour le modifier.
6) Si vous disposez d'Office 365, vous pouvez également rechercher n'importe quel document dans SharePoint avec la fonctionnalité de recherche sur la machine locale.
7) Les documents peuvent être créés, modifiés et supprimés avec les autorisations appropriées, à tout moment en fonction de l'évolution des exigences ou des besoins de l'entreprise.
Lorsqu'un fichier de document est créé pour un projet qui a une amélioration et des changements continus, la modification du document concerné devient également un processus continu. Il y a dix ans, même avec l'utilisation d'une technologie de pointe, alors que plusieurs utilisateurs pouvaient accéder aux dossiers et aux lecteurs partagés, une seule personne - l'administrateur, aurait le droit d'apporter des modifications aux fichiers dans les lecteurs partagés, ce qui serait insuffisant. .
Aujourd'hui, avec l'utilisation de SharePoint, nous avons de nombreuses fonctionnalités intéressantes qui donnent une chance égale à tous ses abonnés, de répondre aux exigences de leurs rôles, sans avoir à compromettre leur propre travail ou le travail effectué par une autre personne sur le document.
Voici quelques fonctionnalités qui rendent SharePoint intéressant:
1) Gestion des versions
SharePoint permet à chaque utilisateur de lire ou d'apporter des modifications au même fichier de document et attribue à chaque version du document un numéro de version unique, accompagné de commentaires de l'utilisateur, indiquant les modifications apportées à ce stade ou dans cette version du document.
2) Verrouillage du fichier
Une personne utilisant un fichier pour le modifier verrouille le fichier à l'aide de la fonction Extraire afin qu'il n'y ait pas de conflit dans le maintien de la version correcte du fichier et que chaque modification apportée soit enregistrée correctement dans l'ordre.
Une fois que la personne a fini de travailler avec le fichier, elle utilise la fonction Archiver pour déverrouiller le fichier, afin de permettre à un autre utilisateur de prendre le contrôle de la même manière.
Par exemple, si l'utilisateur A doit modifier les données du fichier X et que l'utilisateur B a également la tâche de modifier le même fichier. L'utilisateur A accède au fichier X sur SharePoint à l'heure 00:01 et l'utilisateur B y accède à l'heure 00:03, puis l'utilisateur A y accède, effectue une extraction pour modifier le fichier afin que l'utilisateur B ne puisse pas le modifier en même temps temps. Une fois terminé, l'utilisateur A effectue l'enregistrement. Après l'enregistrement par l'utilisateur A, l'utilisateur B est notifié, afin qu'il puisse maintenant y accéder, vérifier et faire sa modification, puis s'enregistrer une fois terminé.
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3) Métadonnées
SharePoint fournit des informations détaillées sur l'état actuel d'un fichier comme: quand le fichier a-t-il été modifié, qui a modifié le fichier, si la dernière modification a été approuvée ou non, un lien vers le document, etc. Un tel statut détaillé du document aide chaque partie prenante de l'entreprise qui a accès au fichier, obtenez un aperçu complet de l'état actuel.
Conclusion
Le système de gestion de documents SharePoint est un référentiel collaboratif de fichiers, qu'il s'agisse de plates-formes basées sur le cloud ou sur un serveur, il est facile à utiliser et dispose de fonctionnalités de sécurité intégrées.
Bien qu’il puisse exister de nombreux outils de ce type sur le marché, qui peuvent être moins chers et plus faciles à utiliser, le SharePoint de Microsoft possède d’excellentes fonctionnalités pour un système de gestion de documents robuste.
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