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10 meilleurs systèmes de gestion de documents pour un meilleur flux de travail

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10 best document management systems

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Système de gestion de documents le plus fréquemment utilisé:

Avec le processus continu de numérisation, les gens souhaitent réduire leur travail papier et s'attendent à avoir accès à leurs documents importants de n'importe où et à tout moment.

Les systèmes de gestion de documents sont la meilleure solution pour rendre cette tâche beaucoup plus facile. Les lecteurs PDF sont le meilleur exemple d'un système de gestion de documents grâce auquel vous pouvez accéder au fichier PDF hors ligne et le stocker pour le visualiser, même l'imprimer et le publier à tout moment et en tout lieu.

Les systèmes de gestion de documents sont également connus sous le nom de système de gestion de contenu et sont largement considérés comme le composant de la gestion de contenu d'entreprise (ECM). Il est lié à la gestion des enregistrements, aux flux de travail, à la gestion des actifs numériques, etc.

Système de gestion documentaire

Dans ce didacticiel, nous examinerons en profondeur les systèmes de gestion de documents les plus populaires qui sont utilisés par un certain nombre d'organisations performantes pour gérer leurs documents papier de manière efficace.

Ce que vous apprendrez:

Qu'est-ce que la gestion des documents?

La gestion des documents peut être définie comme la manière dont les organisations utilisent pour gérer et suivre les documents électroniques.

Lignes directrices pour une meilleure compréhension de la gestion des documents:

  • Edition simultanée mais séparée des documents pour éviter le conflit d'écrasement.
  • Pour revenir à la dernière version exacte du document en cas d'erreur.
  • Contrôle de version pour différencier deux versions différentes.
  • Reconstruction de documents.

Aujourd'hui, la gestion de documents est disponible à partir d'une petite application autonome jusqu'aux configurations à grande échelle à l'échelle de l'entreprise qui intègrent des fonctionnalités de remplissage de documents standard.

Ces caractéristiques comprennent:

  • Emplacement de stockage
  • Sécurité et contrôle d'accès
  • Audit et indexation
  • Classification, recherche et récupération
  • Intégration avec une application de bureau

Systèmes de gestion de documents

Les systèmes de gestion de documents font référence à la gestion et à l'accès aux documents par voie électronique.

Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise gèrent et contrôlent les documents numériques créés à l'aide de la suite Microsoft Office et d'un logiciel de comptabilité comme la CAO, etc.

Le système de gestion électronique des documents doit contenir les éléments indiqués ci-dessous pour être efficace:

  • Importer: Pour ouvrir un nouveau document dans le système.
  • Espace de rangement: Pour maintenir les fichiers système et utiliser le stockage.
  • Identité: Pour récupérer des documents avec précision en attribuant des index.
  • Exportation: Pour supprimer des éléments du système.
  • Sécurité: Protection par mot de passe sur certains fichiers pour les utilisateurs autorisés.

=> Nous contacter pour suggérer une liste ici.

Systèmes de gestion de documents les plus populaires

Passons en revue certains des systèmes de gestion de documents populaires qui sont largement utilisés pour réduire la documentation papier et améliorer les performances documentaires d'une organisation.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. En plein air
  4. LogicalDOC
  5. Bureau Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Semence DMS
  9. Casebox
  10. Documents MasterControl
  11. Fichiers M
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. adémérite

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# 1) pCloud

pCloud

Principales caractéristiques

  • pCloud vous permettra de définir les autorisations de groupe ou les niveaux d'accès individuels.
  • Vous pouvez contrôler l'accès aux données via des dossiers partagés.
  • Il vous permettra de commenter les fichiers et dossiers.
  • Il tient des journaux détaillés de l'activité du compte.
  • Vous pouvez accéder à n'importe quelle version précédente de vos fichiers.
  • Il dispose de fonctionnalités pour la gestion de fichiers, le partage, la sécurisation, la gestion des versions de fichiers, la sauvegarde de fichiers et la gestion des actifs numériques.
=> Visitez le site Web de pCloud

# 2) HubSpot

Tableau de bord HubSpot

Caractéristiques:

  • HubSpot Un logiciel de gestion des documents de vente et de suivi des ventes sera utile pour créer une bibliothèque de contenu de vente pour toute l'équipe.
  • Vous pourrez partager des documents depuis votre boîte de réception Gmail ou Outlook.
  • Il vous alertera lorsque les prospects s'engageront avec le contenu que vous avez envoyé.
  • Il fournira des informations sur la manière dont le contenu de vente est utile pour faire avancer votre processus de vente, la fréquence à laquelle le contenu est utilisé par l'équipe.
  • HubSpot dispose d'un logiciel de vente tout-en-un avec de nombreuses fonctionnalités telles que le suivi des e-mails, la planification des e-mails, l'automatisation des ventes, le chat en direct, les rapports, etc.
=> Visitez le site Web HubSpot

# 3) En plein air

En plein air

Principales caractéristiques:

  • Il s'agit d'un ECM Open Source qui fournit la gestion des documents, la collaboration, la gestion des connaissances et du contenu Web, la gestion des enregistrements et des images, le référentiel de contenu et le flux de travail.
  • Il prend en charge le système de fichiers d'interface commune (CIFS) qui permet la compatibilité des documents avec Windows ainsi qu'avec Unix comme les systèmes d'exploitation.
  • Alfresco est livré avec le support API et fonctionne comme un back-end pour stocker et récupérer le contenu.
  • La personnalisation et le contrôle de version faciles sont les meilleures fonctionnalités d'Alfresco mais sont assez complexes à utiliser

Lien officiel: En plein air

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Principales caractéristiques:

  • LogicalDOC est un système open-source basé sur Java et peut être accessible par n'importe quel navigateur Web
  • Ce système est accessible sur votre propre réseau et permet de créer et de gérer n'importe quel nombre de documents.
  • Aide à améliorer la productivité et la collaboration des systèmes de gestion de documents.
  • Offre un accès rapide et une récupération facile du contenu.
  • Il utilise des frameworks Java tels que Hibernate, Lucene et Spring pour fournir une solution de gestion de documents hautement flexible.
  • Il est livré avec un ensemble d'API bien définies pour s'intégrer aux applications tierces.

Lien officiel: LogicalDOC

# 5) Bureau Feng

Bureau Feng

Principales caractéristiques:

  • Feng Office est un DMS open source avec une plateforme de collaboration basée sur le Web.
  • Parmi les bonnes fonctionnalités de Feng Office, citons le suivi du temps, le diagramme de Gantt, la gestion des tâches et la gestion des connaissances.
  • Il est convivial et vous permet d'étiqueter des éléments.
  • Vous pouvez même suivre et envoyer le contenu à plusieurs utilisateurs en même temps.
  • Le seul inconvénient est qu'il rend certaines de ses fonctionnalités payantes uniquement à chaque mise à jour.

Lien officiel: Feng Bureau

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Principales caractéristiques:

  • Nuxeo est un système open source qui gère le flux de contenu tout au long du cycle économique.
  • Le système éprouvé réduit la consommation de temps nécessaire pour la recherche et la récupération de contenu.
  • Il fournit un certain nombre de façons de capturer le contenu, y compris la numérisation d'images.
  • La journalisation d'audit est l'une des bonnes fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour suivre le contenu et constitue également un moyen plus simple.
  • Sert un riche ensemble d'API, une plate-forme robuste, une personnalisation facile et une maintenance des projets.
  • Mais c'est assez délicat pour les débutants et certaines personnalisations d'instances peuvent également devenir complexes.

Lien officiel: Nuxeo

# 7) Arbre des connaissances

KnowledgeTree

Principales caractéristiques:

  • Un système de gestion de documents open source qui permet de suivre, partager et sécuriser le contenu.
  • Possède des fonctionnalités telles que les métadonnées, le flux de travail, le référentiel de documents à version contrôlée et la prise en charge de WebDAV.
  • Vous pouvez récupérer le bon contenu au bon moment.
  • La fonction de lecture rapide permet à l'utilisateur de créer et de gérer les cadences de contenu.

Lien officiel: KnowledgeTree

# 8) DMS de semences

Semence DMS

Principales caractéristiques:

  • Seed DMS est un système de gestion de documents convivial et open source.
  • Ce DMS est notamment basé sur PHP, MySQL et sqlite3.
  • Servi de plate-forme entièrement développée pour l'entreprise pour le traçage, l'accès, le stockage et le partage de documents.
  • Il peut être considéré comme la prochaine version de LetoDMS et est entièrement compatible avec lui.
  • Permet de modifier des documents disponibles au format HTML.
  • Vous pouvez préparer une présentation en ligne et cela permet une collaboration en temps réel.

Lien officiel: La graine DMS

# 9) Coffret

Casebox

Principales caractéristiques:

  • Casebox est un outil extensible pour étendre la gestion du contenu, des projets et des ressources humaines.
  • Il est conçu pour prendre en charge la gestion des tâches, la surveillance, la recherche en texte intégral, l'héritage des données, etc.
  • En outre, Casebox est livré avec un excellent mécanisme de contrôle de version et sert une logique conditionnelle pour prendre en charge la gestion des enregistrements.
  • Casebox vous aide à stocker et à verrouiller plusieurs fichiers en un seul endroit avec le contrôle de l'utilisateur.
  • Casebox propose également un hébergement sécurisé à l'aide du cryptage SSL sur un serveur crypté.
  • Le réseau privé virtuel (VPN) peut sécuriser votre communication.

Lien officiel: Casebox

# 10) Documents MasterControl

Documents MasterControl

qu'est-ce qu'un code de sécurité réseau

Principales caractéristiques:

  • MasterControl Inc. est une solution commerciale basée sur le cloud qui permet une livraison plus rapide du produit en réduisant le coût global et la consommation de temps requis pour la gestion des documents et du contenu.
  • Augmente l’efficacité du produit et gère en toute sécurité les informations de l’entreprise
  • Ce système fournit des fonctionnalités telles que le contrôle des documents, la gestion des audits, la gestion de la qualité et d'autres processus réglementaires.
  • En dehors de ceux-ci, cet outil propose d'autres fonctionnalités telles que la gestion de la conformité, la collaboration, le contrôle d'accès, la gestion de l'impression, le contrôle de version, la livraison et l'indexation de documents, la collaboration et la recherche en texte intégral.

Lien officiel: MasterControl

# 11) Fichiers M

Fichiers M

Principales caractéristiques:

  • M-Files aide à gérer vos informations en toute sécurité grâce à sa fonction d'extraction.
  • Cette fonction garde la trace de vos documents à chaque petit et grand changement.
  • C'est un système utile et facile à mettre en œuvre et un système de gestion de documents robuste.
  • Il est également disponible pour Windows et Mac, également compatible avec les appareils Android et iOS.
  • Les fichiers M peuvent être facilement intégrés à d'autres applications et évite la duplication.

Lien officiel: Fichiers M

# 12) Worldox

Worldox

Principales caractéristiques:

  • Worldox est un système commercial et complet qui gère les documents et les e-mails.
  • Worldox est livré avec des fonctionnalités d'indexation appelées Archivage et conservation qui rendent les données disponibles instantanément chaque fois que nécessaire.
  • Il peut être intégré à SharePoint et déployé avec Windows, Android, Mac, iOS et Cloud.
  • Les fonctionnalités de gestion de documents de Worldox incluent la gestion de la conformité, le contrôle d'accès, la conversion et l'indexation de documents, la gestion des e-mails, le contrôle de version et la recherche en texte intégral.

Lien officiel: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Principales caractéristiques:

  • Dokmee est un système de gestion de documents commerciaux basé sur le cloud avec l'efficacité et la sécurité de vos documents.
  • Dokmee fournit plusieurs bureaux ainsi que la configuration Web, une interface conviviale, des outils de capture et d'édition.
  • Dokmee prend en charge d'excellentes fonctionnalités d'automatisation avec des fonctions d'indexation de base et de recherche.
  • Permet un ensemble d'outils d'imagerie et de suivi de documents pour un meilleur support.

Lien officiel: Dokmee

# 14) Adémérite

adémérite

Principales caractéristiques:

  • Prend en charge le mécanisme de contrôle centralisé pour stocker vos documents à un seul endroit.
  • Vos documents numériques peuvent être organisés rapidement avec une expertise logique et être disponibles sous forme de versions commerciales et open-source.
  • Les documents numérisés peuvent être convertis en PDF avec recherche de mots à l'aide de la fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR).
  • Le système agile basé sur le Web enregistre votre fichier dans le cloud mais ne sauvegarde pas automatiquement vos données et aucune donnée ne peut être restaurée.
  • Compatible avec tous les systèmes d'exploitation et permet ainsi la recherche en texte intégral et le contrôle de version.

Lien officiel: adémérite

En dehors de ceux-ci, les 12 meilleurs systèmes de gestion de documents, nous en avons encore quelques autres qui peuvent être ajoutés à la liste ci-dessus. Je leur ai donné une brève introduction dans la section ci-dessous.

Outils supplémentaires

#quinze) eFileCabinet : Cet outil commercial peut être intégré à toutes les applications Microsoft Office. Il est disponible avec plusieurs versions de documents hébergés et côté serveur.

Sa fonction unique de flux de travail vous permet de planifier vos tâches efficacement.

Lien officiel: eFileCabinet

N ° 16) ContractZen : Il aide à gérer vos documents importants avec tous les détails tels que les dates et le contenu.

Vous pouvez préparer des audits internes et externes à l'aide de vos documents dans ContractZen.

Lien officiel: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault fournit des systèmes de gestion de documents d'entreprise (EDMS), de gestion des informations d'entreprise (EMI) et des solutions de gestion de documents dans le cloud pour gérer vos documents.

Il aide à réduire le coût de la productivité grâce à une prise en charge complète de l'automatisation.

Lien officiel: MaxxVault

N ° 18) DocsVault : Les systèmes de gestion de documents DocsVault sont dotés des fonctionnalités les mieux adaptées pour gérer et suivre vos documents.

Cela implique le contrôle de version, la sécurité des documents, les pistes d'audit et l'historique, les flux de travail de documents électroniques, le profilage et le balisage de documents, etc.

Lien officiel: DocsVault

# 19) eVault : eVault est un système de gestion de documents basé sur le Web. Il fournit la gestion de la conformité, la gestion de la hiérarchie à plusieurs niveaux, etc.

Comme tout autre système de gestion de documents, eVault fournit également le contrôle d'accès, l'indexation de documents, le contrôle de version, etc.

Lien officiel: eVault

#vingt) Catalyseur : Catalyst a développé plusieurs produits commerciaux tels que Catalyst Insights basés sur XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track et OnRamp.

Il est développé avec plusieurs services de support linguistiques.

Lien officiel: Catalyseur

# 21) D Rupal : Drupal est un système de gestion de contenu open-source bien connu pour ses fonctionnalités telles que la création de contenu, les performances et la sécurité.

La modularité est le principe fondamental de Drupal. Ce système est flexible, évolutif et facile à utiliser. Vous pouvez créer votre propre cadre numérique intégré avec Drupal.

Lien officiel: Dr abattre

# 22) Virtuel Bureau : Virtual Office dispose d'une fonction de recherche pour rechercher n'importe quel texte, auteur, attributs, etc.

Il offre également une bonne gestion des fichiers avec un stockage sécurisé. Correspond au contexte commercial et trouve rapidement les informations au bon moment.

Lectures complémentaires = >> Logiciel de verrouillage de dossier supérieur pour Windows 10

Lien officiel: Virtuel Bureau

# 2. 3) archive bitfarm : bitfarm-Archiv est un système de gestion de documents et de gestion de contenu d'entreprise open source pour un archivage à l'épreuve des audits.

Certaines fonctionnalités importantes de celui-ci incluent l'archivage automatique de plusieurs sources de documents, la recherche en texte intégral, la configuration flexible, etc.

Lien officiel: archive bitfarm

C'est tout!! Nous en avons terminé avec les systèmes de gestion de documents les plus populaires.

Vous pouvez en choisir un ou plusieurs selon vos besoins et voir lequel conviendra le mieux à votre organisation. Avec l'utilisation de ce logiciel, la productivité globale augmente et rend les tâches beaucoup plus faciles et flexibles.

Conclusion

La gestion des documents réduit la proportion d'efforts et de temps consacrés à la gestion des documents et du contenu.

impossible de se connecter à la passerelle par défaut

La gestion de la paperasse et le suivi des enregistrements est un travail fastidieux pour celui qui le gère, mais les logiciels mentionnés ci-dessus sont très utiles pour le rendre flexible dans un délai plus court.

Les systèmes de gestion de documents capturent et organisent les documents en documents électroniques pour y accéder, les gérer et les suivre facilement à tout moment selon vos besoins. La capture et l'indexation sont les grandes fonctionnalités de DMS qui sont utilisées pour combiner plusieurs documents plus volumineux à la fois.

=> Nous contacter pour suggérer une liste ici.

J'espère que vous en auriez choisi un dans la liste ci-dessus !!!

lecture recommandée

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