top 10 most common requirements elicitation techniques
Ce didacticiel explique en détail les principales techniques d'élicitation des exigences avec leurs avantages et leurs inconvénients:
La toute première responsabilité d'un Business Analyst est de recueillir les exigences du client. Maintenant, le point principal qui se pose ici est que comment pouvez-vous recueillir les exigences du client?
Dans cet article, nous allons répondre à la question ci-dessus, c'est-à-dire que nous discuterons des techniques d'élicitation des exigences.
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Ce que vous apprendrez:
Qu'est-ce que l'élicitation des exigences?
Il s'agit d'obtenir des informations auprès des parties prenantes. En d'autres termes, une fois que l'analyse commerciale a communiqué avec les parties prenantes pour comprendre leurs besoins, elle peut être décrite comme une élicitation. Il peut également être décrit comme une collecte d'exigences.
L'élicitation des besoins peut être effectuée en communiquant directement avec les parties prenantes ou en effectuant des recherches, des expériences. Les activités peuvent être planifiées, non planifiées ou les deux.
- Activités planifiées inclure des ateliers, des expériences.
- Activités imprévues arriver au hasard. Un préavis n'est pas requis pour de telles activités. Par exemple , vous allez directement sur le site client et commencez à discuter des exigences, mais aucun agenda spécifique n'a été publié à l'avance.
Les tâches suivantes font partie de la sollicitation:
- Préparez-vous à l'élicitation: Le but ici est de comprendre la portée de l'activité d'élicitation, de sélectionner les bonnes techniques et de planifier les ressources appropriées.
- Effectuer une élicitation: Le but ici est d'explorer et d'identifier les informations liées au changement.
- Confirmer les résultats de l'élicitation: Dans cette étape, l'exactitude des informations recueillies lors de la session de sollicitation est vérifiée.
Nous espérons que vous avez maintenant une idée de l'élicitation des exigences. Passons aux techniques d'élicitation des exigences.
Techniques d'élicitation des exigences
Il existe plusieurs techniques disponibles pour la sollicitation, cependant, les techniques couramment utilisées sont expliquées ci-dessous:
# 1) Analyse des parties prenantes
Les parties prenantes peuvent inclure les membres de l'équipe, les clients, toute personne affectée par le projet ou il peut s'agir d'un fournisseur. Une analyse des parties prenantes est effectuée pour identifier les parties prenantes qui seront impactées par le système.
# 2) Brainstorming
Cette technique est utilisée pour générer de nouvelles idées et trouver une solution à un problème spécifique. Les membres inclus pour le brainstorming peuvent être des experts du domaine, des experts en la matière. De multiples idées et informations vous donnent un référentiel de connaissances et vous pouvez choisir parmi différentes idées.
Cette séance se déroule généralement autour de la table de discussion. Tous les participants devraient disposer d'un temps égal pour exprimer leurs idées.
La technique de brainstorming est utilisée pour répondre aux questions ci-dessous:
- Quelle est l'attente d'un système?
- Quels sont les facteurs de risque qui affectent le développement du système proposé et que faire pour éviter cela?
- Quelles sont les règles d'entreprise et d'organisation à respecter?
- Quelles sont les options disponibles pour résoudre les problèmes actuels?
- Que devons-nous faire pour que ce problème particulier ne se reproduise plus à l’avenir?
Le brainstorming peut être décrit dans les phases suivantes:
Il y a quelques règles de base pour cette technique qui doivent être suivies pour en faire un succès:
- La limite de temps pour la session doit être prédéfinie.
- Identifiez les participants à l'avance. On devrait inclure 6-8 membres pour la session.
- L'ordre du jour doit être suffisamment clair pour tous les participants.
- Des attentes claires doivent être définies avec les participants.
- Une fois que vous avez obtenu toutes les informations, combinez les idées et supprimez les idées en double.
- Une fois la liste finale prête, distribuez-la aux autres parties.
Avantages :
- La pensée créative est le résultat de la session de brainstorming.
- Beaucoup d'idées en peu de temps.
- Favorise une participation égale.
Désavantages:
- Les participants peuvent être impliqués dans le débat d'idées.
- Il peut y avoir plusieurs idées en double.
# 3) Entretien
Il s'agit de la technique la plus couramment utilisée pour obtenir des exigences. Les techniques d'entrevue doivent être utilisées pour établir des relations solides entre les analystes commerciaux et les parties prenantes. Dans cette technique, l'enquêteur dirige la question vers les parties prenantes pour obtenir des informations. L'entretien individuel est la technique la plus couramment utilisée.
Si l'intervieweur a un ensemble prédéfini de questions, il est appelé un entretien structuré.
Si l’intervieweur n’a pas de format particulier ni de questions spécifiques, il s’agit d’un entretien non structuré .
Pour un entretien efficace, vous pouvez envisager la technique des 5 Pourquoi. Lorsque vous obtenez une réponse à tous vos pourquoi, vous avez terminé votre processus d'entrevue. Des questions ouvertes sont utilisées pour fournir des informations détaillées. Dans cet interviewé ne peut pas dire oui ou non seulement.
Les questions fermées peuvent être répondues sous la forme Oui ou Non et également pour les zones utilisées pour obtenir une confirmation des réponses.
Règles de base:
- L'objectif général de la réalisation des entretiens doit être clair.
- Identifiez les personnes interrogées à l'avance.
- Les objectifs de l'entrevue doivent être communiqués à la personne interrogée.
- Les questions d'entrevue doivent être préparées avant l'entrevue.
- Le lieu de l'entretien doit être prédéfini.
- Le délai doit être décrit.
- L'enquêteur doit organiser les informations et confirmer les résultats avec les personnes interrogées dès que possible après l'entretien.
Avantages:
- Discussion interactive avec les parties prenantes.
- Le suivi immédiat pour assurer la compréhension de l’enquêteur.
- Encouragez la participation et établissez des relations en établissant un rapport avec l'intervenant.
Désavantages:
- Il faut du temps pour planifier et mener les entretiens.
- L'engagement est requis de tous les participants.
- Parfois, une formation est nécessaire pour mener des entretiens efficaces.
# 4) Analyse / revue de documents
Cette technique est utilisée pour recueillir des informations commerciales en examinant / examinant les documents disponibles décrivant l'environnement commercial. Cette analyse est utile pour valider la mise en œuvre des solutions actuelles et est également utile pour comprendre les besoins de l'entreprise.
L'analyse des documents comprend l'examen des plans d'affaires, des documents techniques, des rapports de problèmes, des documents d'exigences existants, etc. Ceci est utile lorsque le plan consiste à mettre à jour un système existant. Cette technique est utile pour les projets de migration.
Cette technique est importante pour identifier les lacunes du système, c'est-à-dire pour comparer le processus AS-IS avec le processus TO-BE. Cette analyse est également utile lorsque la personne qui a préparé la documentation existante n'est plus présente dans le système.
Avantages:
- Les documents existants peuvent être utilisés pour comparer les processus actuels et futurs.
- Les documents existants peuvent être utilisés comme base pour une analyse future.
Désavantages :
- Les documents existants peuvent ne pas être mis à jour.
- Les documents existants peuvent être complètement obsolètes.
- Les ressources travaillées sur les documents existants pourraient ne pas être disponibles pour fournir des informations.
- Ce processus prend du temps.
# 5) Groupe de discussion
En utilisant un groupe de discussion, vous pouvez obtenir des informations sur un produit, un service d'un groupe. Le groupe de discussion comprend des experts en la matière. L'objectif de ce groupe est de discuter du sujet et de fournir des informations. Un modérateur gère cette session.
Le modérateur doit travailler avec les analystes commerciaux pour analyser les résultats et fournir des conclusions aux parties prenantes.
Si un produit est en cours de développement et que la discussion est requise sur ce produit, le résultat sera de mettre à jour l'exigence existante ou vous pourriez obtenir de nouvelles exigences. Si un produit est prêt à être expédié, la discussion portera sur la sortie du produit.
En quoi les groupes de discussion sont-ils différents des entretiens de groupe?
Un groupe de discussion n'est pas une séance d'entrevue menée en groupe; il s'agit plutôt d'une discussion au cours de laquelle des commentaires sont recueillis sur un sujet spécifique. Les résultats de la session sont généralement analysés et rapportés. Un groupe de discussion se compose généralement de 6 à 12 membres. Si vous voulez plus de participants, créez plus d'un groupe de discussion.
Avantages :
- Vous pouvez obtenir des informations en une seule séance plutôt que de mener une à une entrevue.
- Une discussion active avec les participants crée un environnement sain.
- On peut apprendre des expériences des autres.
Désavantages:
- Il peut être difficile de réunir le groupe à la même date et heure.
- Si vous faites cela en utilisant la méthode en ligne, l'interaction du participant sera limitée.
- Un modérateur qualifié est nécessaire pour gérer les discussions de groupe.
# 6) Analyse d'interface
L'analyse d'interface est utilisée pour examiner le système, les personnes et les processus. Cette analyse permet d'identifier comment les informations sont échangées entre les composants. Une interface peut être décrite comme une connexion entre deux composants. Ceci est décrit dans l'image ci-dessous:
L'analyse de l'interface se concentre sur les questions ci-dessous:
- Qui utilisera l'interface?
- Quel type de données sera échangé?
- Quand les données seront-elles échangées?
- Comment implémenter l'interface?
- Pourquoi avons-nous besoin de l'interface? La tâche ne peut-elle pas être effectuée sans utiliser l’interface?
Avantages:
- Fournissez les exigences manquées.
- Déterminez les réglementations ou les normes d'interface.
- Découvrez les zones où cela pourrait présenter un risque pour le projet.
Désavantages:
- L'analyse est difficile si les composants internes ne sont pas disponibles.
- Il ne peut pas être utilisé comme activité de déclenchement autonome.
# 7) Observation
L'objectif principal de la session d'observation est de comprendre l'activité, la tâche, les outils utilisés et les événements réalisés par d'autres.
Le plan d'observation garantit que toutes les parties prenantes sont conscientes du but de la séance d'observation, qu'elles s'entendent sur les résultats attendus et que la séance répond à leurs attentes. Vous devez informer les participants que leur performance n'est pas jugée.
Pendant la session, l'observateur doit enregistrer toutes les activités et le temps pris pour effectuer le travail par d'autres afin qu'il / elle puisse simuler la même chose. Après la session, le BA passera en revue les résultats et fera un suivi avec les participants. L'observation peut être active ou passive.
Observation active est de poser des questions et d'essayer de tenter le travail que d'autres personnes font.
Observation passive est une observation silencieuse, c'est-à-dire que vous vous asseyez avec les autres et observez simplement comment ils font leur travail sans les interpréter.
Avantages:
- L'observateur aura un aperçu pratique du travail.
- Les domaines d'amélioration peuvent être facilement identifiés.
Désavantages:
- Les participants pourraient être dérangés.
- Les participants peuvent changer leur façon de travailler pendant l'observation et l'observateur peut ne pas avoir une image claire.
- Les activités basées sur la connaissance ne peuvent pas être observées.
# 8) Prototypage
Le prototypage est utilisé pour identifier les exigences manquantes ou non spécifiées. Dans cette technique, des démos fréquentes sont données au client en créant les prototypes afin que le client puisse avoir une idée de l'apparence du produit. Les prototypes peuvent être utilisés pour créer une maquette de sites et décrire le processus à l'aide de diagrammes.
Avantages:
- Donne une représentation visuelle du produit.
- Les parties prenantes peuvent fournir des commentaires tôt.
Désavantages:
- Si le système ou le processus est très complexe, le processus de prototypage peut prendre du temps.
- Les parties prenantes peuvent se concentrer sur les spécifications de conception de la solution plutôt que sur les exigences auxquelles toute solution doit répondre.
# 9) Ateliers de développement d'applications conjointes (JAD) / exigences
Cette technique est plus orientée processus et formelle par rapport aux autres techniques. Il s'agit de réunions structurées impliquant les utilisateurs finaux, les PM, les PME. Ceci est utilisé pour définir, clarifier et compléter les exigences.
Cette technique peut être divisée dans les catégories suivantes:
- Ateliers formels: Ces ateliers sont très structurés et sont généralement menés avec le groupe sélectionné de parties prenantes. L'objectif principal de cet atelier est de définir, créer, affiner et parvenir à la clôture des besoins de l'entreprise.
- Ateliers d'amélioration des processus métier: Celles-ci sont moins formelles que celles ci-dessus. Ici, les processus métier existants sont analysés et les améliorations de processus identifiées.
Avantages:
- La documentation est terminée en quelques heures et est rapidement renvoyée aux participants pour examen.
- Vous pouvez obtenir une confirmation sur place des exigences.
- A rassemblé avec succès les exigences d'un grand groupe en peu de temps.
- Un consensus peut être atteint lorsque les problèmes et les questions sont posés en présence de toutes les parties prenantes.
Désavantages:
- La disponibilité des parties prenantes pourrait ruiner la session.
- Le taux de réussite dépend de l'expertise de l'animateur.
- Un motif d'atelier ne peut pas être atteint s'il y a trop de participants.
# 10) Enquête / Questionnaire
Pour l'enquête / questionnaire, une série de questions est donnée aux parties prenantes pour quantifier leurs réflexions. Après avoir recueilli les réponses des parties prenantes, les données sont analysées pour identifier le domaine d'intérêt des parties prenantes.
Les questions doivent être fondées sur des risques hautement prioritaires. Les questions doivent être directes et sans ambiguïté. Une fois le sondage prêt, informez les participants et rappelez-leur de participer.
Deux types de questions peuvent être utilisés ici:
- Ouvert: Le répondant a la liberté de fournir des réponses dans ses propres mots plutôt que de choisir parmi des réponses prédéfinies. Ceci est utile mais en même temps, cela prend du temps car l'interprétation des réponses est difficile.
- Clôture terminée: Il comprend un ensemble prédéfini de réponses pour toutes les questions et le répondant doit choisir parmi ces réponses. Les questions peuvent être à choix multiple ou peuvent être classées de pas important à très important.
Avantages:
- Facile à obtenir des données d'un large public.
- Les participants ont besoin de moins de temps pour répondre.
- Vous pouvez obtenir des informations plus précises par rapport aux entretiens.
Inconvénient:
- Toutes les parties prenantes pourraient ne pas participer aux enquêtes.
- Les questions peuvent ne pas être claires pour tous les participants.
- Les questions ouvertes nécessitent une analyse plus approfondie.
- Des enquêtes de suivi pourraient être nécessaires en fonction des réponses fournies par les participants.
Parmi toutes les techniques ci-dessus, les cinq techniques les plus couramment utilisées pour la sollicitation sont présentées dans l'image ci-dessous.
Conclusion
Dans ce didacticiel, nous avons vu diverses techniques d'élicitation des exigences. Il est maintenant temps d’examiner différents types de questions d’entrevue qui peuvent être posées sur les techniques d’élicitation.
Voici quelques scénarios pour vous aider à vous préparer à l'entrevue:
- Il existe plusieurs divisions dans une organisation et vous êtes invité à rassembler les exigences pour un système logiciel de cette organisation. Il y a N nombre de divisions dans l'organisation et vous devez rassembler les besoins de chaque division. Alors, en tant qu'analyste d'affaires, comment allez-vous rassembler les exigences?
- Avez-vous participé à des techniques d'élicitation des exigences? Si oui, lequel pensez-vous être le plus efficace et pourquoi?
- Quels sont les principaux défis auxquels vous avez été confrontés lors de la sollicitation?
Essayez de trouver les réponses en fonction de votre expérience, de vos projets actuels et mettez les réponses dans la section commentaires. Faites-nous savoir comment vous allez répondre aux questions ci-dessus.
Bon apprentissage!!
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